①アナログなデータ整理(人手を介した作業)
目視でのデータ整理やデータのマージ
その他の雑用業務
退職者の以前使用していたメールの仕分け作業
退職者の以前使用していた個人フォルダのデータ(ファイル)の仕分け作業
顧客に納品した後のデータの仕分け作業
土木建設設備会社などで使用される傾向の多いローマ字と数字だけの画像データの仕分け、ファイルネーミング作業
例) 123xyz.jpg → xx年xx月xx日xxx工事現場
②デジタル技術を使用したデータ整理
全部調べる君[ファイル診断]…データ活用診断ツール(DX対応)
全部調べる君[ログ解析]
その他オープンソース系のデータ分析ツールを使用
◇OneData株)のデータ整理の利点
オンプレミスへの拡張が可能
BCPなどの災害対策
次世代型アプリケーションやシステムの導入がしやすくなる
パブリッククラウド、プライベートクラウドへの移行がスムーズ
状況やニーズにフレキシブルに対応
費用対効果が良い
コストメリットが出る
容易なシステムやアプリケーションの拡張性
十分にパフォーマンスが発揮出来る
システムが容易になる
迅速なシステムの導入が出来る
◇利点1
会社の業務の効率化、生産性向上
企業ガバナンス・ブランディングの維持向上
企業内で掛かる費用の最適化
業務のボトルネックを解消して、会社の費用対効果を最大化
社員の生産性向上
◇利点2
生産性向上：
データ(ファイル)を探し回ることを止める： データ整理整頓して複数部門にアクセスできる統一されたITインフラ環境を従業員に提供。
データ(ファイル)整理整頓を行い、実用的なコンテンツエクスペリエンスでを強力に統合で強化することで、従業員は必要なデータ(ファイル)をすばやく入手できるようになります。
スマートな業務に対応したITインフラ環境を構築：
適切な場所で適切な情報にアクセスできるため、従業員は疑問をセルフサービスで解決できるようになります。
IT、人事、法務、施設管理、調達部門に依頼する必要がある複雑なタスクやトピックも、ファイル検索、ナレッジコンテンツ、チャットを活用しなくてもデータ検索回避につながります。
無秩序なデータ状態を減らす：データのとりあえずの一元化は部門にとっては短期的なメリットがあるかもしれませんが、進化したエクスペリエンスを求める企業にとっては頭の痛い問題です。
エンドツーエンドのプロセスワークフローを最適化する：他部門が判断を仰ぐ場合など、やり取りがメールやチャットになっていたり、目的別に排他利用せずにツールやアプリケーションを使用していると業務の混乱を招いたりします。 共有ファイル上の最新ファイルを旧いバージョンに上書きしてしまったりします。ストレージの重複排除自動化機能はサービスデリバリの強力なツールですが、ほとんどの企業は十分に活用出来ていません。特に複雑なユースケースの場合、部門間の調整が必要になると、生産性が大幅に低下し、問題解決が滞る原因にもなります。最初は、小さな問題も大きい問題になってしまいます。
生産性向上への道のり：データ整理をすると、レガシーシステムの上のデータも価値を維持しながら、手作業を一掃することで、部門間のコラボレーションを強化できます。
共通プラットフォーム：社員は部門間に存在するデータ(ファイル)のサイロ化にはあまり関心がありません。
社内コラボレーションの強化：サービスチームのエージェントがワークフロー内の色々なセグメントの所有権を持つことを許可し、各部門の各自が専門とする分野内の問題を解決できるようにします。
社内業務支援：小規模なビジネス要件に対応して業務プロセスフローをサポートし、俊敏性を高めることが出来ます。複雑なケースを解決するまでの時間を大幅に短縮し、労力も大幅に減らすことができます。
俊敏性
開発期間の短縮化
ITインフラ基盤について、なるべくシンプル化して、クラウド上で何かアプリケーションソフトを開発する場合開発期間を短縮出来ます
クラウドへの拡張性
パブリッククラウド、プライベートクラウドなど複数のクラウドを一気通貫したITインフラ活用
シームレスな拡張性
プライベートクラウドとパブリッククラウド、オンプレミスへのITリソースへシームレスな追加拡張など可能
IT資産の複雑化の解消と、サイバーセキュリティリスク対策
◇アナログな業務が引き起こす事柄の改善
煩雑で膨大な量のファイル処理など
Excel、メールなどの業務が大量にある
情報整理、管理、活用に苦労している
メール依頼、Slackなどでの依頼が混線しており、状況が見えない
社内での引き継ぎ業務にありた、リスクが発生している
紙媒体での業務によって労働の仕方が制約されている
重要な会議や上長承認は紙媒体での処理
社外とのやり取りで、紙媒体での処理が必須で、完全テレワーク出来ない
紙媒体とデータ(ファイル)での情報に差異がある
改善したくても、改善出来ない
改善ポイントが見えない
いつも、短期的な振り返りに終始してしまう
中長期的なビジョンが無い何となくの改善施策
◇作業フロー
現状の把握
データ監査
リスク分析
情報資産の棚卸し
目標
ITアーキテクチャーの見直し
サイバー攻撃や天災ほ想定したBCP対策の策定
不正行為や異常通信を検知した時の対応表作成
目的
データ整理整頓のロードマップ策定
データ保護対策方針の策定
データ整理整頓実習
最新バージョンについて、鋭意作成中
下記の説明については、1世代前の旧モデル(Pythonでのプログラム)
【全部調べる君】の使用方法については、下記の資料を参照してください。
全部調べる君Ver1.0シリーズ(Ver2.0シリーズは現在、鋭意製作中)
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効果
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社内データのちらかり度合いをチェック出来る
機密情報の社内拡散状況を把握して対策の下準備が出来る
仕事がショートカット出来るようになる
もっともらしい理由を作って、ペーパーワークとファイル数が増えるのを防ぐ
重要な書類を間違ったファイルに保存するのを防ぐ
※
情報漏えいした際の外部へのリスク
【会社イメージ】
会社の信用、ブランドイメージが落ちる
(この先、ずっと言われ続ける。レッテルを貼られる)
SNSでの風評被害に遭う
(事実から事実では無い事まで、書き込まれる)
株価が下がる
【顧客】
(既存顧客、得意先を失う)
新規顧客が獲得しにくくなる
売上げ、利益が落ちる可能性がある
【情報の一人歩き】
情報が悪用される、不正利用される
(顧客情報、社内秘の技術情報が二次利用される)
【訴訟リスク】
損害賠償や刑事罰のリスクを背負う
(内部情報など外部へ流出する事により、民事で損害賠償・刑事で告発される可能性がある)
情報漏えいした際の内部へのリスク
【認証関係】
現在取得している認証・認定資格を失効する可能性がある
新たな認証が取得・更新しにくくなる
【社員】
社員が会社に対して不安感や不信感を感じようになる
社員が業務へのモチベーションが下がる
退職者が増えて、新規採用しにくくなる
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使用方法
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OneData株式会社にて、使用出来る期間について設定します。
設定したファイルと同じフォルダ内に、そちらの期間を設定したファイルと.exeファイルを同じフォルダ内に格納します。
JDK19をインストール(19/19.02どちらでも動きます)
cmdコマンドで、Javaが無事にインストールされているかどうか確認 バージョン確認します。
エラーが発生する場合は、Java_HOMEの設定します。
パソコンのセキュリティ環境か何かの原因にて.exeが起動しない場合、Anacondaをインストールして、Anacondaを設定
（コマンド4行入力）AnacondaプロンプトからPythonプログラムを起動します。
Anaconda
https://www.anaconda.com/products/distribution
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使用環境
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Windows10 ／ Windows11
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○【正常動作】確認済み
1 )OneDrive
2)Box
3)DropBOX
4)GoogleDrive
5)Adobe Creative Cloud
・Microsoft Defender for Endpoint/Business インストール済みパソコンの元でも 正常動作致します。
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△【正常動作】未確認
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・SKYSEA Client View や LANSCOPE（サイバープロテクションも含む）などのIT資産監視ツールソフトやネットワークのセキュリティのUTMに代表される機能のEPP(Endpoint Protection Platform)なども入っておりますと、ブロックされる場合が在ります。
・AppGuardやEndpoint Central(ManageEngineシリーズ)などの非検知型のエンドポイントセキュリティソフトもブロックされる場合が在ります。
・下記については未確認です。随時、調査しましてアップデート予定しております。
Trend Micro Apex One
KeepEye
SentinelOne XDR
Acronis Cyber Protect Cloud
Intercept X Advanced with XDR
Jamf Pro
・サイバーリーズン様のようなEDR系サービスでもブロックされる場合が在ります。
・フォーティーゲート様のようなUTM機器の中の機能の1つのIPSでもブロックされる場合が在ります。
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◎サポート
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うまく動かない場合、不具合があった場合はサポートまで連絡ください。
boss@onedata.jp 050-5468-8145
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【全部調べる君】導入作業手順書
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重複ファイルの有無を調べるツール【全部調べる君】について、ファイル自体約42MB在ります。
生成ファイルの受け渡しについてOneDrive for Businessを利用しております。
ファイルの展開については以下の方法で行います。
【全部調べる君】フォルダを開けますと、を選択します。【auth.key】と【filesearch.exe】の2つのファイルがあります。
圧縮・解凍ソフト7-Zipを使用して、フォルダを圧縮して送っている場合もあります。パスワードを掛けている場合は、2通に分けて送信しております。
添付ファイル付きのメールとパスワードの書かれたメールの2つを送ります。auth.keyとfilesearch.exeについては、同じフォルダ内での使用を御願い致します。期間の制限が掛かっております。期間の範囲内で使用ができます。
上記のファイルの受け渡しについては、基本的にOneDrive for Business を使用致します。
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