データ整理チェックシート

1つのデータ(ファイル)に情報を詰め込みすぎて、データ(ファイル)その物の容量が大きくなっている
Excelファイルが作業中に固まったりする事がある
ITインフラ担当者が複数の運用マニュアルを使用して、メンテナンスしていない
IT関係者が既存システムやインフラの保守に時間を取られていて、DX化を進める事が出来ない
PDFファイルを使用して、見積・注文書・請求書・納品書など紙媒体でなく電子媒体で行っていない
RPAを導入していない
USBフラッシュメモリなどの取り扱いについて、ルールを定めていない
Vmware、XenServer、Hyper-V、KVMなど、複数の仮想化ツールを使い分けていない
webなどで最新の進捗状況を共有する事が出来ない
色々なデータやパブリッククラウドのデータからデータを供給されて使用出来る環境が整っていない
インシデント対応プロセスの文書化、見直しが徹底されていない
インボイス制度のために、電子取引データ対応の体制を整えていない
外部のITリソース(SaaS、PaaS、IaaS)を含むユーザーとデバイスのアイデンティティーと信頼スコアを管理するため共通ポリシー、プラクティス、手順を定めていない
各社員の経費精算と承認については、紙での申請・承認を行っている。そのために、経理担当がシステムへ入力のし直しを行っていない
過去の歴史がある古いシステムに業務が紐付いてしまい、非効率な運用を変更出ない
紙媒体の書類の保管場所に困っている
業務システムは導入しているが、使い勝手が悪く、利用している人はあまり居ない
業務フローの依頼書式が一定でないため担当部門に個別に依頼や相談の連絡が来る
契約書類については、電子サインを使っていない
月次や週次の会議や報告のためだけに、案件や売上げデータの集計している
現在のIT環境に、複数ベンダーから導入したストレージ製品が在り、メンテナンスやデータ移行やシステム移行に時間がかかっている
現在の業務仕分け方法を理解していない社員が多い
現在の業務フローを理解していない社員が多い
現存のITインフラ基盤環境で、多数のイーサネットスイッチがあり、人手を使って確認しないとどのような接続か理解していない
顧客からの要望やフィードバックが蓄積されているが、処理出来ていない
顧客からの要望やフィードバックが社内に点在しており、集約出来ていない
顧客からの要望やフィードバックは各部門で共有されているが、各部門で使われていない
顧客からの要望やフィードバックは現場まかせになっている
顧客からの要望やフィードバックは、システムやアプリケーションなど導入しておらずまた部門間の壁があり、届かない状態である
サーバー管理、ストレージ管理、ネットワーク管理に、それぞれ別々のツールを使用している
自社Webサイトのアクセス集中にも、安定稼働して、高いSLAレベルが担保されていない
自社でチャットボットなど導入していない
自社内の業務について、システムやアプリケーションでKPI、ROI(費用対効果)を設定していない
社員は、社内データ管理に対しての業務フローについて、理解していない
社内、社外のパートナー企業とのコミュニケーションレベルを向上させるためにIT技術を導入していない
社内業務のデータ化はあまり進んでいない
社内システムの管理者は、データの把握、データ値、テーブル関係の検証などについて、エラーとその分析にツールを使用していない
社内システムのフォーマットやシステム・アプリケーションが使いづらく、個人で管理しているファイルやメモ帳(ITツール/紙媒体)に転記している
社内で、標準化された様式(標準ドキュメントのテンプレート)が定義されていて、それを使用していない
社内でデータ管理について、教育するリソースがない
社内で発生したシステム障害やアプリケーションエラーについて、共有していない
社内で利用しているストレージについて、パフォーマンス等、社内部門からクレームを受けた経験がない
社内の色々な場所(オンプレミス/クラウド環境など)に様々な方法でデータ(ファイル)が保管されているために、探すのに時間が掛かる
社内ビジネスルールの管理とデータ管理インフラストラクチャーとの整合性が取れていない
重要なITシステム、ネットワーク、サービス公正の文書化、見直しが徹底されていない
障害の一部が自動化出来れば、運用負担の軽減になるが、そういう事は行っていない
社内でたまに、大きな事件(インシデント)が発生する
たまにデータ(ファイル)の破損して、一からファイルを作成し直す状況になった事がある
チームメンバーは重要なプロジェクトの現在のステータスを理解していない
中長期的な経営計画は、ITの進化を想定して組んでいない
データ(ファイル)について、重要度(シビリティ)の定義されていない
データ(ファイル)の種類や形式、データ(ファイル)容量が異なる色々なデータ(ファイル)を結合(マージ)したいが、まだ達成されていない
データ(ファイル)や書類に不備や漏れが多く、差し戻し・確認などの無駄なやり取りが発生している
データ資産に容易にアクセス出来て、データとのマージ(統合)を実行出来る環境が整っていない
データ資産の取込や自動ディスカバリー・データの分類など行っていない
データについて、簡素化や効率化(RPAツールなど)扱える人材がいない
データについて、簡素化や効率化(RPAツールなど)の外部委託先候補が定まっていない
データの利用者はデスクトップ上のアプリケーションから社内のリポジトリーデータにリアルタイムに接続出来る状態ではない
データ利用者が自分のジョブに関係するデータ・セットのディスカバリーを行う時に、社内データのデータカタログにリアルタイムに接続してサービスを行える状態でない
データ保管庫(データレイク)の場所については、クラウドとオンプレミス、混在している
ハードウェアの障害の発生により、仮想サーバーが止まった経験がある
ハードウェアのファームウェア更新については、都度都度どうするか場当たり的に決定している
発注者やパートナー企業とのやり取りした文書、それに付帯的な文書等について、サーバーやクラウド上に電子媒体として保管している
ビジネスロジックに基づいて、動的なエンドツーエンドのアクセスを設計していない
複雑なデータを変換出来る環境が整っていない
保存したOffice系のデータ(ファイル)のフォーマットが崩れたりする
見積書・請求書・契約書など共通項のある書類を別々に作成している
リアルタイムの低遅延の分析を行うために分析を行っていない
リソースプールの利用率の向上を検討したが、費用面で見送った事がある
利用可能な新しい技術を使って、社内コミュニケーションの改善など推進していない
会社の業務(仕事)上のルールが、たまに変わる
会社の継続的な進歩を支えるアプリケーションやシステムを活用したいが、まだ達成されていない
業務(仕事)が属人化している(属人化する傾向がある)
業務(仕事)で使用している社内システムは、古い新しい問わず自社オリジナルなモノを使用している
業務(仕事)で使用している社内システムは、汎用的なサブスクリプションモデルと自社オリジナルなモノを混在して使用している
業務(仕事)全般に言える事で、会社の業務(仕事)にムラがある
業務(仕事)全般に言える事で、個人の能力を考慮せずに会社の業務(仕事)を割り振られるが、まだ達成されていない
業務上、データ(ファイル)をカンタンに分析出来て、データビジュアライズしたいが、まだ達成されていない
業務上、データ(ファイル)をクレンジングしたり、結合(マージ)、変換したいが、まだ達成されていない
業務上、データ(ファイル)を安全に保護保存して、高速で処理したいが、まだ達成されていない
業務上、社内の各部門を跨いで、コラボレーションしたいが、まだ達成されていない
ITインフラについて、現在と理想のギャップを把握出来ていない
現場を知らない人がIT部門を取り仕切っている(会社の業務システム変更はトップダウン)
今まで、データ(ファイル)の整理や棚卸しをした経験が無い
最近、ホームページ上のドメインが変わり、それに伴ってメールアドレスのドメインも変更になった
最近、会社に大規模な新しいシステムが入った
社内に、オンプレミス上もしくはインターネット上に、個人用のデータ保管出来るスペースがない
社内で使用するシステムについて、理想の状態をイメージ出来ていない
クラウドに、どのようなデータ(ファイル)が入っているか解らない
社内データがどのように保存されているか解らない
社内データがどのように共有されているか解らない
社内データ(ファイル)をどのように分類すれば良いか解らない
小型のオンプレミスサーバーが、社内に隠れてある
重要な分散インフラやwebサイトに問題が発生した時に、直ちに通知を受け取る仕組みが無い
重要なITインフラデバイスがある全ての場所に、ITサポート要員は置いていない
機器のアップグレードをリモートで実行して、最新のセキュリティを修正出来るユーザーインターフェースを使っていない
ITインフラを365日24時間、集中して監視出来る要員を配置していない
エッジコンピューティングの保守は、IT組織の特定の従業員が持つ知識や技術に依存しない体制とはなっていない
各種ITインフラデバイスのパフォーマンスの変化を早く確認・把握出来る仕組みになっていない
IT機器に障害が発生した時のインシデントは、短時間で解決出来るようになっていない
自社のエッジコンピューティングに関するレポートを提出する場合、作業者にはそれなりに負担になる
自社のシステムにAIを導入しているが、何系統のAIか理解していない
ITインフラ基盤の担当者はITインフラ基盤に掛かる電力(消費)量及び電気代は把握していない
IT関係者が日常の定型ワークが忙しく工数が取れない
各社員は立替払いした経費精算をするために、出社しないと行けない状況がある
紙媒体での管理費用がそれなりに掛かっている(紙媒体、インク代、倉庫代など)
紙媒体でのやり取りが多く、出社する社員がいる
業務フローが属人化しているため新人教育や引き継ぎに時間が掛かっている
経理担当者は、各社員の経費精算のために、出社しないと行けない状況がある
月末決算期末に、長時間の労働が常態化している
現在より安い費用で、ITリソースを有効活用出来るなら前向きに検討したいが、まだ達成されていない
システムの外部委託先の候補はあまり入れ替えせず、固定業者が多い
重要な情報について、取り扱い手順を定めている
重要な情報の定義が決められておらず、棚卸しが徹底されていない
レガシーシステムの運用保守費用などにそれなりの金額を払い続けている