ファイル・フォルダの整理、ディレクトリー構成の変更、データクレンジング
[サービス分類]コンサルティング
[概要説明]
PCクライアント／オンプレミスサーバー(WindowsServerベース)／パブリック・プライベートクラウド内のファイル・フォルダの整理、ディレクトリー構成の変更、データクレンジング
外部ストレージへのデータの移設（NASなども含めて）、不要ファイルの視覚外への撤去
・ファイル/フォルダのネーミングの変更
・重複しているファイル/フォルダの整理・整頓・削除
・類似名称のファイル/フォルダの整理・整頓
・ファイルやフォルダのネーミングの変更
・複数ファイルを1つにマージ、余計なデータの除去
・フォルダ構成を作業しやすく、見やすく変更
[具体的説明]
同じ名前／類似名のファイルやフォルダがあるかどうか全部調べる君Ver1.0を使用してチェックします。PC・サーバー・クラウドにある重複しているフォルダやファイルを探し出して、ファイルやフォルダの削除、別名への変更、別の場所へ移動して保存・保管など行います。
よく事例として多いのが会社の共有フォルダがサイロ化（蟻の巣状態）されており、一見すると見づらい構成になっており、ファイル１つ探し出すために毎回検索しなければならないこういう事例が多々見受けられます。使用者の方とヒアリングさせて頂いた後に、一目で見やすいフォルダ構成に変更致します。これにより毎回検索する手間が省けます。
社内データ(ファイル・フォルダ)のポリシー・ルール設定、ネーミング設定
[サービス分類]コンサルティング＋サブスクリプション
[概要説明]
共有フォルダ・個人フォルダのポリシー・ルールの作成、フォルダ内のファイルのポリシー・ルールの作成（PCクライアント／オンプレミスサーバー(WindowsServerベース)／パブリック・プライベートクラウド内）社内・社外でのデータの受け渡し方法ルール作り、ファイルやフォルダの名前(ネーミング)の変更
・新規ファイル/フォルダを作成する際のルールやポリシー設定
[具体的説明]
ファイル/フォルダを新規作成する際のルールやポリシー設定。社内で会社から使用することを許可されたフォルダについてのアクセス権限のルール作り、ポリシー策定を行います。ファイル名本体＋作成日付＋作成者名などの順序やルール決め、各個人フォルダ(既存・新規)のルール設定(下層フォルダ作成する際のルール、重要ファイル、重要フォルダを作成する場合のネーミングなど)共有フォルダ(既存・新規)のルール設定(ActiveDirectory無しの場合上書き基準、ファイル移動基準、閲覧基準など) 部／課(部門)などで社内共有されているフォルダ、個人フォルダをルールに基づいて作成しておきますと人事異動(配置転換、退職など)の際にもスムーズに引き継ぎが行えます。万一の場合、検索で引っ掛ける事が出来ます。
社内機密情報・重要情報診断サービス(データ改ざんなどにも対応)
[サービス分類]コンサルティング＋サブスクリプション
[概要説明]
指定領域内の機密情報・重要情報の有無の確認（残置データも含めて）
社内の機密情報・重要情報の散らばり度合いの調査・確認
機微な情報(センシティブ情報)や秘匿情報なども含めて、社外への持ち出しが許可されていない機密情報・個人情報・秘密情報・・重要情報・極秘情報・社外秘重要情報などのデータを確認・調査・検出します。社員が利用しているフォルダなどに普通に格納されていたり、共有データとして扱われていると情報漏えい事故に繋がります。機密情報の社内拡散度合いを確認したり、情報漏えいの大事故の未然防止にお役立ち頂けます。(弊社オリジナルソフト【全部調べる君 Ver 1.0】を使用) メタ情報・バイナリ情報まで検索出来ますのでファイル内の情報の検索出来ます。
・個人情報、秘密情報、極秘情報、社外秘重要情報、営業秘密情報、機微情報、confidential取扱資料、秘匿情報などの情報（データやファイル）が、社内の指定された場所以外のどの場所に存在するのか確認・調査・検出
・社外への持ち出しが不許可のファイルやデータが社員個人フォルダなどの指定された領域に存在していないか確認・調査・検出
・全ての拡張子のファイル内部のメタ情報まで調査して検出する事が可能
全部調べる君Ver1.0のページ参照
(例:Office系ファイル、テキストファイル、CAD系のデータなど) JPEGなどの画像系、mp3、mp4、aviファイルなどの動画情報についても検出可能ですが、検出に少し時間がかかります。
[具体的説明]
社内に存在する機密情報などの重要情報が、社内の規定通りに守られているかどうか診断致します。機密情報や重要情報に相当する内容を含むファイルが、社内で一般社員の間で通常のファイルとして共有されていたりする事で、社外に漏洩する事故を未然に防止出来ます。フォルダにアクセス権など設定していても、知らず知らずの内に社内フォルダの中で拡散している場合が多々あります。こういった事が重大なセキュリティ事故の発火点になります。機密情報には相当しないけれど、機微情報に近い情報なので社外に出したく無い情報など含めて拡散度合など全部調べる君Ver1.0シリーズで、高速判定します。一方、全部調べる君Ver1.0シリーズを使用すれば、一部の悪意を持った社員が意図的にデータを改ざんしているなどのデータを改ざん、捏造、偽造などの痕跡も見つけ出すことが可能です。
残置データの確認／社内の特定のフォルダ内部に個人情報や機微情報が残ってないかどうかの調査
対象領域：クラウド/オンプレミス/NASなど外部ストレージ
クラウド上/オンプレミス/NASなど外部ストレージ内にデータが残っているかどうか確認する
作業フローとしては、下記のようになります。 ※お客様のセキュリティ環境上、一部の範囲について検索出来ない領域があります。
―――――――――――――――――――――
①事前打ち合わせ
②個人情報・機密情報に該当キーワードの選定
③作業見積
④作業依頼
⑤作業実施
⑥検査結果についてデータ納品(CSV形式)
対象：社内サーバー(NASも含む)／ローカルディスク／外付けHDD／クラウド
メール、社内掲示板・チャットツール等の整理、排他利用の設定
[サービス分類]コンサルティング
[概要説明]
同系ツールの排他的利用の設定、必要が無い書き込みなどについて削除、取りまとめ、内容の抽出
受信メールフォルダのディレクトリー構成の作成
社内社外メール、掲示板・チャットの定型文、様式作成
・受信フォルダ、送信フォルダなどの整理・整頓
・宛先指定受信フォルダの整理
・フォルダ個数、ディレクトリー構成を見やすく整理
・使用する掲示板SlackやMicrosoft Teams、Chatwork、LINE WORKSの排他利用の設定
(排他利用…仮にAサービスを使用する時は、A以外の物は使用しない)
今まで受信したメールが「受信フォルダ」にほぼ全て残っているために、メールソフト（メーラー）を立ち上げるのにも時間がかかるなどの発生していないでしょうか？メールについても、個人裁量で自由に受信フォルダ以下の階層が作れるのではなくルールを決めて、それに従って受信したメールを保存管理しておく。マルチドメインでのメール受信についても、基本的に顧客単位で整理する形式で行う。受信フォルダに残しておくメール、削除するメール、この先使わないメールなどに仕分けて、アーカイブをしたり社内で利用されているファイルサーバーや外付けローカルHDDなどに保管・管理することをオススメします。出来れば送信メールについては、社内でテンプレート化して誰に送信したかを検索しやすくする事をおすすめ致します。
データマージ・サービス
[サービス分類]コンサルティング＋サブスクリプション
[概要説明]
要・不要ファイルやフォルダのマージ
Excelシートのタブ挿入などの単純マージから内容のマージなど複雑なマージ
類似ファイルの調査・抽出
・単純なデータのマージ／少し複雑なデータのマージ
・システムのマージ(残すアプリケーションと削除するアプリケーションを決める)
データのマージ(ファイルの結合)①単純なデータのマージ(Excelシートのタブような単純にシートを移動させるだけのもの)、②少し複雑なデータのマージ(ファイル内の内容や中身を片方に纏めたり、複数のファイルから内容を抽出して別のファイルに纏める)。
[具体的説明]
データのマージ(ファイルの結合)①単純なデータのマージ(Excelシートのタブような単純にシートを移動させるだけのもの)、②少し複雑なデータのマージ(ファイル内の内容や中身を片方に纏めたり、複数のファイルから別のファイルに纏める)
同じ内容のファイルを統合、作業効率性を上げるためにファイルデータの集約化、よく似た内容のファイルやデータをまとめる。事例として多いのが、同じ内容のモノを別の場所に転記しているだけのファイルを削除。その他の例として見積、納品書、請求書など、別ファイルで保管しているモノを1つのファイルに統合。よく似た系統のファイルを1つのフォルダに纏めるなど致します。自動的に行わず、管理者/使用者の方とヒアリングさせて頂いた後に、before/afterの設計書を作成して、どの程度作業効率が上がるのか試算致します。
データ変換・デジタル化サービス(紙媒体のデジタルへ置き換え)
[サービス分類]コンサルティング＋実作業
[概要説明]
紙データをPDF化
データ形式の変更(拡張子の変更)
過去のデータを現行のソフトでも使用出来るように加工
・構造的なデータ/非構造的なデータの変換
・構造的なデータ/非構造的なデータの類似データの整理
・要不要の中間的な位置の書類の電子化
・その他のデジタル化へ移行
[具体的説明]
構造データの場合、別形式のデータに変換。非構造のデータでも、類似・重複ファイルの削除、ファイル自体の別の場所への移動は効果があります。また、画像系ファイルは１ファイル当たりのデータ容量が大きいのでマージや削除するとストレージに対する効果が出やすいのも特徴です。非構造化データは削除やマージするよりも、ほとんど使われないデータは別場所への移動がオススメ致します。構造的なデータ/非構造的なデータの定義として、下記のように定義しております。紙媒体で保管しているモノを電子媒体化して保管・保存しておきたいなどのニーズに対応したサービスです。恐らく今後も使用する事は無いけれど、捨ててしまうのは、万一何か合ったときに困るそういう場合には、電子媒体で保管しておくと紙で保管しておくスペースなども省けます。電子媒体化したモノはクラウド、社内ファイルサーバー、外付けハードディスク、DVD上に保管保存。
想定しているデータとしてはCADデータなどを想定、汎用性のある拡張子での保存.docx（.docx→PDF、TIFF、EPUB、TXT）
・構造的なデータの代表として、通常のExcelやWordやCSVなどのデータ
・非構造的なデータの代表として、動画データや音声データ、画像データなど
最近では、テレワークや働き方改革や電子文書の法律の影響により紙媒体で保存しているが電子データ化する傾向があります。
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