サービス紹介

ファイルフォルダの整理

同じ名前/類似名のファイルやフォルダがあるかどうか複数のツールを使用してチェックします。

・ファイル/フォルダのネーミングの変更
・重複しているファイル/フォルダの整理
類似名称のファイル/フォルダの整理
・ファイルやフォルダのネーミングの変更
・複数ファイルを1つのファイルにマージ

PC・サーバー・クラウドにある重複しているフォルダやファイルを探し出して、ファイルやフォルダの削除、別名への変更(リネーム)、別の場所へ移動して保存・保管など行います。
テキストファイルなどは、アーカイブ形式にして保存なども可能です。メールソフトの検索機能を利用してメールとして保管する方法もあります。

 対象:社内サーバー(NASも含む)ローカルディスク/外付けHDD/クラウド

フォルダ構成(ディレクトリ構成)変更

弊社ではヒアリングさせて頂いた後に、一目して見やすいフォルダ構成に変更して検索したりする時間を削減します。

・フォルダ構成を作業しやすく、見やすく変更
・重複ファイルの削除、似ているファイルの整理して一目瞭然化する
(見やすく、使いやすく)

 

よく事例として多いのが会社の共有フォルダがサイロ化(蟻の巣のように)されており、一見すると見づらい構成になっており、ファイル1つ探すのに毎回検索しなければならないこういう事例が多々見受けられます。
その他、野良フォルダ(誰が何のために作ったのかよく解らないフォルダ)など、まとめて整理します。

 対象:社内サーバー(NASも含む)/ローカルディスク/外付けHDD/クラウド

ルール・ポリシー設定

社内で会社から使用することを許可されたフォルダ内でのルール作り、ポリシー策定について支援致します。

・新規ファイル/フォルダを作成する際のルールやポリシー設定

 

社内で会社から使用することを許可されたフォルダ内でのルール作り、ポリシー策定について支援致します。
共有フォルダのリネーム、共有フォルダ内/個人フォルダ内でのファイル名本体+作成日付+作成者名などのルール決め、各個人フォルダ(既存・新規)のルール設定(下層フォルダ作成、ネーミングなど)
共有フォルダ(既存・新規)のルール設定(上書き保存する場合の基準、ファイル移動する際の基準、閲覧権限設定など)

 対象:社内サーバー(NASも含む)/ローカルディスク/外付けHDD/クラウド

メールの整理

今まで受信したメールがほぼ全て残っており何万メールも在る状態、このためメールソフト(メーラー)を立ち上げるのにも時間がかかるなどのトラブルを解決しませんか?

・受信フォルダ、送信フォルダなどの整理
・宛先指定受信フォルダの整理
フォルダ個数、ディレクトリー構成を見やすく整理

 

 

メールについても、個人裁量で自由に受信フォルダ以下の階層が作れるのではなくルールを決めて、それに従って個別に受信したメールを保存管理し、【受信フォルダに残して置くメール】【削除するメール】【この先使わないメール】などに仕分けて、アーカイブをしたり社内で利用されているファイルサーバーや外付けローカルHDDなどに保管・管理することをオススメします。
出来れば送信メールについては、社内でテンプレート化して誰に送信したかを検索しやすくする事がベストです。

 対象:社内サーバー(NASも含む)/ローカルディスク/クラウド

紙媒体のデジタルへ置き換え(社内資料のペーパーレス化)

会社の片隅か倉庫で眠っている書類の電子データ化サービス。捨てたいけれど、万が一の時のために残しているそんな書類を電子化して整理致します。

・要不要の中間的な位置の書類の電子化

 

 

通常の複合機などでスキャンしますと、文字をテキスト化すると所々文字化けを起こしていたりします。PDFファイルやアーカイブする場合に、カテゴリー単位で電子化して名前を付けて置きますと後で探しやすいです。

その他データ変換

非構造的なデータは、容量の大きいファイルが比較的多くありますので、整理しますとストレージに空き容量が生まれます。

・構造的なデータ/非構造的なデータの変換
・構造的なデータ/非構造的なデータの類似データの整理/非視覚化

 

 

非構造化データは削除やマージするよりも、ほとんど使われないデータは別場所への移動がオススメ致します。構造的なデータ/非構造的なデータの定義として、下記のように定義しております。

・構造的なデータの代表として、通常のExcelやWordやCSVなどのデータ
・非構造的なデータの代表として、動画データや音声データ、画像データなど

お知らせ
今の人員でもっと効率のいいデータ活用をサポート致します。