【事例/効果】 大手設備、中堅不動産、その他の事例

【事例/効果】大手設備、中堅不動産、その他の事例

データ整理の成功事例

<ケース1>

社員数23名大手設備会社の子会社
大阪本社(東京、名古屋、大阪)
2005年創業 売上高約8億円

 

会計や営業記録、工事資料、稟議書など大情報を扱うシステム
勤務表管理、名刺管理ソフト、地震時の安全管理システム
マイナンバー管理、オンライン会議システム、見積書作成ソフト
情報システムサポート、等を扱う全国、全社員500名以上が見るシステム
社内発信書類やホームページ、就業規則、社内システムの操作マニュアル

 

[現状の課題]
ほとんど使っていない業務システムやアプリケーションが多い
業務システムに紐付いているファイルは全体の約30%、残りはOfficeなど市販ソフトで作成されたファイル・フォルダが7割
現状、週明け(休み明け)の月曜日は、ほとんどの社員が残業している 土曜日も出社している社員も居る

 

<<期待される効果>>
▼コスト削減
今まで恒常的に在った残業が無くなる
グループ内で組織統合など有った場合、スムーズに行えるようになる
これを機に、親会社との取引しているSIベンダーから余り使っていないシステムやITサービスについて、リストアップの提案

△生産性向上
新しく外注や社員を雇わなくても、現社員1人当たりの案件をこなす量が増える
テレワーク、リモートワークが増えた場合、保存したファイルが行方不明になるなどの事象が減る

 

1日当たりの損失額    9,583円 ~   19,167円
1ヵ月当たりの損失額 191,667円 ~  383,333円
1年当たりの損失額 2,300,000円 ~ 4,600,000円

 

データ整理を行った結果
年間約360万円のコスト削減に
作業日数:約1ヶ月
行った作業:現状調査~作業完了まで

【事例/効果】 大手設備、中堅不動産、その他の事例にて使用されている絵2。成功事例1

<ケース2>

社員数164名中堅不動産会社
大阪本社(姫路、京都、奈良、大阪)
2007年創業 売上高約46億円
 
 
不動産物件システム、勤務表管理、名刺管理ソフト
見積書作成ソフト
 
 
[現状の課題]
顧客管理のデータがうまく連携されていない
フォルダ名について、ルールが決められていないので支店単位でバラバラで管理
支店間で、非効率なやり取りが慣行的にあるのが中々止められない
 
 
<<期待される効果>>
▼コスト削減
関西エリアで転勤があり引き継ぎ作業がスムーズになる
支店間でFAXでのやり取りも有る場合、手間とコストが削減される
△生産性向上
共有フォルダの名前について、明確なルールやポリシーを決めると業務処理速度が以前より早くなる
支店間で、顧客の取り合いが発生していたが、こういう事が無くなる
データ共有する事により、顧客提案アプローチも色々な角度から出来るようになる
 
 
1日当たりの損失額     68,333円 ~    136,667円
1ヵ月当たりの損失額   1,366,667円 ~   2,733,333円
1年当たりの損失額  16,400,000円 ~ 32,800,000円
 
 
データ整理を行った結果
年間約2150万円のコスト削減に
作業日数:約3.5ヶ月
現状調査~作業完了まで
【事例/効果】 大手設備、中堅不動産、その他の事例にて使用されている絵1。成功事例2

≪対応事例1-1≫

ファイル・フォルダの整理、ディレクトリー構成の変更、データクレンジング
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EC通販会社対応事例/効果
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営業ツールを複数使用してきたので顧客データ統一されていないので、統一した。

顧客データの正規化より、再度の営業アプローチにより、売上げが約10%近く伸びた。

使っていないツールが多数散見されたので、それらのツール群を整理。

月末・決算期の残業が減らせて、年間費用など累積が約2000万円近く削減出来た。

過去の要らないファイルをクラウドから撤去(データは外部ストレージに格納)。使用頻度の低いクラウドデータをメインで使用しているクラウドにデータ移行。

社員の労働効率が約30%上がった。

≪対応事例2-1≫

社内データ(ファイル・フォルダ)のポリシー・ルール設定、ネーミング設定
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大手電機メーカー会社対応事例/効果
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slackとMicrosoft Teamsなど社内連絡ツール多用していたので、排他利用をして要らないツールを使用禁止にした。

社員連絡が混乱しなくなった。連絡がスムーズになった。聞いていないと状況が発生が減った。社員のストレス度合いがかなり下がった。

Microsoft Teamsでタスクの管理をしているので、Microsoft 系中心にデータや使用ツールを整えた。

社員の労働効率が約20%以上上がった。

定時後に社員の勤務実績報告をMicrosoft Teamsで連絡している同じ内容をoutlookメールでもさせていたので、こういう無駄な業務を禁止にした。

社員の労働効率が約20%以上上がったモチベーションアップに繋がった。社内ゴミデータの増える事を防ぎつつ、整理もしやすくなった。

≪対応事例3-1≫

社内機密情報・重要情報診断サービス(データ改ざんなどにも対応)
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大手教育出版会社対応事例/効果
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クライアント・サーバーシステムのデータから機密情報(関係者情報など)が残っていないか状況確認。

機密情報にあたるキーワードを事前にヒアリングして選定して検索した結果指定エリアには無し。

フォルダの中にはファイルが無いものが多数存在した。記号がフォルダの先頭に振られているが、付けた人にしか理由が分からないものや、意味不明なショートカットが散見された。

使用していないフォルダや不要なショートカットを削除。

それぞれの課での機密情報の定義や基準がバラバラなので、基準作りを行った。

機密情報の定義や基準などを再定義したために、業務効率や労働効率が上がった。

【事例/効果】 大手設備、中堅不動産、その他の事例で使用しているイメージ図
【事例/効果】 大手設備、中堅不動産、その他の事例で使用しているイメージ図

≪対応事例4-1≫

メール、社内掲示板・チャットツール等の整理、排他利用の設定
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大手通信会社対応事例/効果
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SlackとMicrosoft Teamsを使用されており、さらに自社オリジナルのチャットツールも使用されており、outlookメールとも連携しており、社内連絡ミスが多発していた。

排他利用のルールを設定して、使用ツールを固定させた。そのため作業効率が約30%向上した。

過去の掲示板について、必要が無いものが多数散見された。不要なものは削除。添付ファイルの書き込みについて、確認しながら、データ抽出して削除。必要なものだけ残した。

検索スピードが格段に上がった。例として掲示板でも確認+メールでも確認するという業務を煩雑にする要因を取り除けた。

書き込みの中身については、特にルール化されていないので、ルール化して、社内社外とのやり取りの定型文を10例ほど作成した。

過去の業務の事柄について検索もしやすくやり、業務効率や労働効率が上がった。

≪対応事例5-1≫

データマージ・サービス
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人材派遣会社対応事例/効果
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請求書、納品書など別々に保有していたファイルが複数散見されたので、1つのExcelシートにファイルをマージ(単純マージ)。

過去の請求書などが、xxx株式会社請求書(その2)、xxx株式会社請求書(最新)など、顧客から請求書の間違いを指摘されて、可及的速やかに対応したため、時間が空いて振り返った時にどのファイルが最新情報かわからない状況だった所をルール化して改善して業務効率アップに繋がった。社内監査でも、指摘されていた事項を改善出来た。

社内で類似ファイルが複数散見されたので、複数のファイルの内容を1つにまとめる(複雑なマージ)。

類似ファイルが、再び発生しないように、ルールやポリシーを設定。

類似ファイルが社内にどれくらい存在のかわからない状況。

全部調べる君Ver1.0にて調査して、全体を把握。

≪対応事例6-1≫

データ変換・デジタル化サービス(紙媒体のデジタルへ置き換え)

設備会社対応事例

過去の設計書などが書庫に多数存在したので、紙媒体でのデータをPDF化。

倉庫の1/4のスペースが空いたので、会議室を作った。

現在のCADソフトで読み込めない過去のCADデータが多数存在して、過去のデータを参考にしたい要望が社内にあったので、過去のCADデータについて、現在のCADソフトでも読み込めるように拡張子を変更。

過去のデータから読み込みをして作成する事が出来たので、作業時間が案件により2倍近い速度で完成出来た。

現場で撮影した属性の違う画像データが多数存在したので、拡張子を統一してラベリングして案件ごとに格納した。

会社のIT系の資産が高まった。社員教育用にも使える資料が再発見出来た。

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