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データ(ファイル)整理する際のポリシー・ルール

データ(ファイル)整理する際のポリシー・ルール

ルール…規制、通例的な例

1.ファイル(オンプレミス/クラウド)

ファイル名に日付を付けるモノと日付を付けないモノと事前にヒアリングしておく
日付を付ける場合、ファイル名の後ろに付けるか先頭に付けるかルール化する
担当者名についても、ファイル名に紐付けるかどうか事前に聞いておく
事前に、パスワードを付けるタイプのモノと付けないタイプのモノを聞いておく
自分自身の裁量の中で、パスワードを付けたモノについては、上長と連絡をとっておき万一の時には開く事出来るようにしておく
ファイル削除は、上長の許可無く勝手に行わない
保存する文書について、拡張子の形式が旧いタイプで保存されているモノについては、どのタイプで保存するのか事前に聞いておく
データの移動については、基本的に上長の許可無く勝手に行わない
ファイル数/フォルダ数=の数値が20前後当たりの数値に納まるようにする
ファイルをマージする際に、ファイル容量について確認しておく
(一つの目安として、10MB以上になる場合にはどのようにするか決めておく)
(Office系のファイルに、画像データを貼り付けていくと、ファイル容量が大きくなる傾向にある)
個人フォルダ内のファイル整理について会社の定めたルールに則り行う事が基本

2.フォルダ(オンプレミス/クラウド)

基本的に、顧客単位でフォルダに分けておく
フォルダを分ける場合の基準を明確にしておく
フォルダに対しては、アクセス権を設定しておく
「仕掛かり」と「納品後」の分は、分けておく
データの移動については、基本的に上長の許可無く勝手に行わない
個人のフォルダ内のファイルを整理する際は、朝一番に整理すると効果である
クラウドを使う場合、ブラウザベースで、会社の情報を抜き出さない

3.メール(オンプレミス/クラウド)

受信フォルダについては、顧客単位で設定する
相手先に送信したメールについても、顧客フォルダ内(メーラー上)に移動させる
定型的な文章については、テンプレートを用意して、検索しやすいようにしておく
受信フォルダの構成変更は、基本的に上長の許可無く勝手に行わない
ゴミ箱の設定について、即削除の設定にしない
個人メールアドレスから会社の自分のメールアドレスに、怪しいファイルや.exeファイルを送らない
オンプレミス環境の場合、メールのバックアップは、定期的に取っておく

4.その他(オンプレミス/クラウド)

既存ソフトのアドオンツールも、フリーソフトと同じく上長の許可無くインストールしない
個人情報に当たる情報は、書き込まない

ポリシー…方針

ファイル(オンプレミス/クラウド)

自分自身の管理下以外(アクセス権限が無い)のファイルを開けない/覗かない
誤った作業をした場合については、すぐに上長に連絡する(直接的+間接的)
自分自身の身に何か在っても、業務上他の人に迷惑が掛からないファイル管理を行う

フォルダ(オンプレミス/クラウド)

自分自身の管理下以外(アクセス権限が無い)のフォルダを開けない/覗かない
誤った作業をした場合については、すぐに上長に連絡する(直接的+間接的)
自分自身の身に何か在っても、業務上他の人に迷惑が掛からないフォルダ管理を行う

メール(オンプレミス/クラウド)

添付するファイルについては、10MB以上になるモノは送信しない
(相手方のMailサーバーで受信を拒否される可能性があるため)
誤った作業をした場合については、すぐに上長に連絡する(直接的+間接的)

データ(ファイル)整理する際のポリシー・ルールの例、 区切り方で使用している図ファイルのネーミング
データ(ファイル)整理する際のポリシー・ルールの例、 区切り方で使用している図。メリット・デメリット

フォルダ・ファイルのネーミングポリシー・ルールを作る時、組織の【262の法則】を参考にする
[通常の組織]
上位20%目線はココには合わせない[理由]ポリシー・ルールを浸透出来ない可能性がある
中間60%目線はココには合わせる[理由]多数派のエリアを中心に据える事により、浸透効率が良いため
(基本的に、ここを0ポイントとする)
下位20%目線はココには合わせない[理由]同じフローを重複してしまう可能性がある

※大半の組織に属する人の業務が多忙・複雑な場合、社員の入社と退社が多い場合
人材派遣会社などで人が大量に現場にいており、その方々にも適用させる場合などには下位20%に合わしても良い

データやファイルの 区切り方

基本的に余計なファイルが沢山入っているだろう思われるフォルダから整理整頓していく

1.【時間軸】での切り方

3年以上タイムスタンプが更新されていないファイルを除去 ないし、アーカイブ
2年以上タイムスタンプが更新されていないファイルを除去 ないし、アーカイブ
1年以上タイムスタンプが更新されていないファイルを除去 ないし、アーカイブ
6ヵ月以上タイムスタンプが更新されていないファイルを除去 ないし、アーカイブ

2.【1ファイル当たりの容量】での切り方

1MB以下
1MB以上~10MB
10MB以上

3.【重要度】での切り方

4.【ファイルの種類】での切り方

Excel、Word、PowerPoint、JPG、Adobe系のファイル(.aiなど)
MP4、PNG、TXT、ZIP、PDF、HTML

5.【目的別フォルダ】での切り方

事業部門別
目的別
顧客別
人材別
直近、1ヵ月でよく使われているファイルが入っているフォルダ
直近、3ヵ月でよく使われているファイルが入っているフォルダ
直近、6ヵ月でよく使われているファイルが入っているフォルダ
直近、1年間でよく使われているファイルが入っているフォルダ
直近、2年間でよく使われているファイルが入っているフォルダ

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