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  • データの移行に際して注意点、データマネジメント等

    データの移行に際して注意点、データマネジメント等

    データ移行の際の注意点


    大量にデータが存在する場合、1日で一気にデータ整理をやらない
    理由: 大きなミスを防ぐために、基本的に大枠が出来ているか検証しながら進めていく


    データ移行する作業者の経験上約2TBの移動で、1回何らかのデータ障害に見舞われる可能性があります
    例えば、6TBのデータの移行ですと、3回位は何らかの障害に当たる可能性があります


    大量にあるデータのデータ移行について途中中断した時のリスクを考える
    ×データの「切り取り」 ○データの「コピー」

    基本的に、ファイルサーバー上(NASも含めて)データ移行する場合についてはコピーを基本として下さい

    何らかの理由によりデータ移行が中座した時、「コピー」の場合だと、コピー先のフォルダを削除して
    また1からやり直せば良いが、「切り取り」だとサイロ化したコピー先にフォルダに、コピー元フォルダの
    ファイルを探し出して、どこまで進んだのか確認して一つづつ追いかけていかないといけない
    膨大な時間とコストが掛かります
    無事に、データ移行(コピー作業)が完了しましたら、元のフォルダを削除


    データ移動が止まる原因:

    人的ミスが原因で無い場合
    ・データ移動中にデータ群の中にメール(.emlファイルなど)があり、
    その中に、コンピューターウィルスなどの添付ファイル、添付は無いがスパムメールなど疑わしいモノにウィルス対策ソフトが反応して停止
    ・データ移行中に、PC(パソコン)のセキュリティソフトなどが定期メンテナンスで動いたために停止
    ・件名非常に長いもしくは文字化けしている。こちらもメールが原因ですが、原因不明。
    ・zipファイル。こちらも原因不明。SATAディスク上からSATAディスク上へ移動する場合にzipに反応して、たまに停止します。
    ・知らない間に、作業画面が消えていて、作業が中断していた
    フォルダ付きのHTMLファイル(ホームページをダウンロードした時に、Htmlのファイル名とフォルダ名が同じ)の移行
    こちらについては、ダウンロードしたHTMLにjpegやpng、gifファイルが含まれている場合、HTMLファイルと同名のフォルダが作成されます
    HTMLファイルの名前をフォルダ名前と違う名前にするとそういうことがなるのか、フォルダからjpegファイルを取り出すとなるのか原因を調査中です

    人的ミス、人が原因の場合
    ・単純なクリックミス(×を押して終了させてしまった)
    ・データコピー中のPCで、他のPC作業をしていて止めてしまう
    ・USBのコードを引き抜いてしまう
    ・データ移動中にデータ移行時間が長いから、別の作業をしてコピー元のファイルやフォルダを消したり移動させてしまう
    ・データ移動出来ない拡張子を持っている場合

    データ移行中に、やってはいけない事

     

    (その1)
    ファイル移動の1つの作業が終わるまで、次のアクションは何も起こさない
    勿論、同時に複数移動をするなどは基本的にしない
    理由) データ移動作業が止まってしまい移動先がサイロ化したフォルダ構成を持っている場合、膨大な手間が発生するため

    (その2)
    データ移動先に、同名ファイルが存在する場合、下記のようなメッセージが出現します
    この場合、一番下の『ファイルごとに決定する(L)』を選択

    すると、下記のようなポップアップ画面が出現します
    ファイル数が少なく、信頼出来る場合は、こちらでコピーして行っても良いと思います。
    この方法は、あくまでも簡易のやり方です。通常は、専用のソフトなどを使用してください。

    データ移行の順序

    データ移行の工程表を作成


    移動させるデータのクレンジング(不要なデータは取り除く)


    新しいデータ移動先の確保。データの増加にも耐える領域か確認する(約5年先を想定)そもそも、欲しいデータ領域は確保されているか?


    新しいデータ移動先のチェック(容量やフォーマット形式、品質など)
    ▽ MBR と GPTの違い https://jp.minitool.com/partition-disk/mbr-vs-gpt-guide.html 基本的に、NTFSでフォーマットしてください

    移動させるデータの最終確認(データのマージなどは終了しているか、移動に時間が掛かる場合、移動中に必要となるデータでは無いかなどの確認)


    データ移動中にセキュリティソフトが動かないように設定しておく(途中で、データ移行作業が止まってしまう可能性があるため)


    なるべく日中で、終わる単位で、工程表を作成する(勤務時間内の8時間以内に終わるファイル移動の単位で区切る)
    ※なるべく1つの筐体でデータを抜き取るようにする ※※複数の筐体にまたがるのは、オススメしません

    データ移行している間は、その作業しているPCでは、何も作業はしない

    移動が完全に終えたかどうか確認する (データ移行出来ていないファイルがあれば、原因や対策を行う)

    データの移行に際して注意点(メールも含む)、データマネジメント等で使用している図

    メール(メーラー上のファイル)のデータ移行について注意する点

    .emlファイルをメーラーから取り出して、移動する際の注意点として、.emlファイルからメーラーから取り出すと1つのファイルと認識されます。ファイルの名前はタイトル(subject名)が自動的に付いてしまいます。その際に、同じタイトル(subject名)はファイル形式にした場合、同名ファイルとして扱われますので、「宛先には既にxxxxという名前のファイルが存在します」とポップアップが出て来ます。自動的に項番を付けてくれる場合も有るみたいですが、メールの数が大量有る場合、1回のメール移動数は大体1000通くらいが限界です(添付ファイルの容量によってはもう少し少なくなる可能性もあります)。ハードウェアスペックが高くても、メーラー自体がフリーズする可能性があります。2回、3回…に分けて行う場合、1回目で移動したファイルと同名ファイル(タイトルは同じだが、添付ファイルなどが違う場合でも)が2回目の移動で出て来ますと、「宛先には既にxxxxという名前のファイルが存在します」とポップアップは出ますので、注意が必要です。

    複数メールアドレスの運用・整理方法など

    1つのメールアドレスでメールを取得していると、営業メール、メールマガジンから広告メールまで様々なメールがビジネスのメールアドレスに紛れ込んできて、大切な顧客とのメールのレスポンスが遅くなったり、早く処理しなと!?などストレスに感じたりします。その場合の対策として、メールアドレスを2つに分ける方法があります。

    例えば、

    (A) taro.yamada@xxxx.xx.jp

    (B) tyamada@xxxx.xx.jp

    上記の場合、(A)(B)も特に遜色ないと思われます。

    メールアドレス、ダブル運用の場合の注意点として、4つあります。

    (1)名刺との連携…基本的に顧客に名刺渡すので、第1位の方を記載、2種類の名刺を作成して運用出来る環境でしたら、そちらもありですが…

    (2)メールのフッダーの設定を間違いのないようにする

    (3)送信する際の送信元メールアドレスの所をキチンと管理して置くことが重要です。

    (4)マルチドメインで取得出来るメーラーを使用するか、片方を別の個人のメールアドレスに転送するか これをどちらかにさや寄せしてしまうと結局同じ事になります。回避策として、受信メールの設定で、1つのフォルダに格納させてしまう事も可能です。設定が不十分で、混乱しない事が注意が必要です。

    (5)マルチドメインでの誤送信を避ける方法として、メーラーを分ける方法があります。

    (6)さくらインターネットの場合、yyy.jpのドメインとzzz.jpのドメインの両方を取得しておりましたら、例えば info@yyy.jp  @の前の部分がinfoで一致していますと、でzzz.jpのドメインでも両方メール取得出来てしまいます。一部のサイバーセキュリティ会社では、この登録をセキュリティリスクがあると判定して、メールアドレスにリスクがあるとしてドメイン登録出来ない設定にしていました。Xサーバーとか他の所は、こう言う事は出来ない設定です。基本的にドメイン単位でのメール受信となります。

    (7)2つのメールアドレスで、同じメールマガジンを登録している場合は、片方をメールマガジン停止にする。

    以上です。

    データマネジメント関係

    データマネジメントを進めていくための6箇条

    1.データモデルを作る(全社員で納得する共通の認識を持つ)
    2.データマネジメントを完全にするならデータ維持管理の専門の組織を作る(維持運用を継続的に行う)
    3.データ基盤環境を作る(マスターデータの一元管理など)
    4.各部署の利害関係を壊せる強いリーダーシップが必要
    5.データとシステムと業務に精通した人が必要(後継者も育てておく)
    6.同音異義語、異音同義語を整理する(ある程度完成したら社内共有する)

    運用も含めた全体的なデータマネジメント

    データマネジメントによる顧客視点での業務遂行

    ・有用性やコストメリットなど、日々の業務改善だけではなく、経営者層に重要性と費用対効果など説明

    ・その企業や個別の部署や全体に取って最適となるようなソリューションを提案

    ・どの企業でも共通するようなデータの整理と情報のアップデート

    ・業種・業界毎の特性を鑑みたデータマネジメント手法の確立

    ・それらのデータを蓄積から活用に変化させ経営資源に接続するための手法確立

    ・データマネジメントに関する製品、サービスの習熟と差別化要素などの蓄積

    ・データマネジメントとセキュリティを包含するソリューション提案資料の作成

    (1)データの整理、整頓

     (データ整理のメリットの設定や目的のデータを素早く見つける方法を提示。

    ファイルやフォルダのネーミング・リネームやディレクトリー構成の変更など)

      ※データ整理のメソッドや定義についても作成

    (2)データのより活用するメソッドの開発、共有化

    (ルールの統一、既存データの利活用、DXなどにも応用出来るように正規化

    効果が高いのは、よく使用しているフォルダやファイルについて、整理整頓すると作業効率の少し上がった感を体感出来ます。

    視界から普段は使わないフォルダ群やファイル群などを消すと、こちらも作業効率の少し上がった感を体感出来ます。

    アクティビティの高いフォルダ群やファイル群を触るときには、注意してください。

    (日付の新しいデータを、日付の古いデータに書き換えてしまう場合がある) 

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