1【ファイル・フォルダの整理、データクレンジング】
同じ名前／類似名のファイルやフォルダがあるかどうか複数のツールを使用してチェックします。PC・サーバー・クラウドにある重複しているフォルダやファイルを探し出して、ファイルやフォルダの削除、別名への変更、別の場所へ移動して保存・保管など行います。テキストファイルなどは、アーカイブ形式にして保存なども可能です。メールソフトの検索機能を利用してメールとして保管する方法もあります。
2【フォルダ構成（ディレクトリー構成）の変更】
よく事例として多いのが会社の共有フォルダがサイロ化（蟻の巣のように）されており、一見すると見づらい構成になっており、ファイル１つ探すのに毎回検索しなければならないこういう事例が多々見受けられます。弊社ですと、ヒアリングさせて頂いた後に、一目で見やすいフォルダ構成に変更致します。
3【ルール・ポリシー設定】
・新規ファイル/フォルダを作成する際のルールやポリシー設定。社内で会社から使用することを許可されたフォルダについてのルール作り、ポリシー策定について支援致します。
・ファイルやフォルダのネーミングの変更
ファイル名本体＋作成日付＋作成者名などのルール決め
各個人フォルダ(既存・新規)のルール設定(下層フォルダ作成、ネーミングなど)
共有フォルダ(既存・新規)のルール設定(AD無しの場合上書き基準、ファイル移動基準、閲覧基準など) 部／課(部門)などで社内共有されているフォルダ、個人フォルダをルールに基づいて作成しておきますと人事異動(配置転換、退職など)の際にもスムーズに引き継ぎが行えます。
4【メールの整理】
今まで受信したメールがほぼ全て残っており、メールソフト（メーラー）を立ち上げるのにも時間がかかるなどの発生していないでしょうか？メールについても、個人裁量で自由に受信フォルダ以下の階層が作れるのではなくルールを決めて、それに従って個別に受信したメールを保存管理しておく。
受信フォルダに残しておくメール、削除するメール、この先使わないメール群などに仕分けて、アーカイブをしたり社内で利用されているファイルサーバーや外付けローカルHDDなどに保管・管理することをオススメします。
出来れば送信メールについては、社内でテンプレート化して誰に送信したかを検索しやすくする事をおすすめ致します。
Web上の掲示板のようなものについて、一定期間で掃除するか 表記方法について見直すのも有効だと考えます。
5【紙媒体のデジタルへ置き換え（社内資料のペーパーレス化）】
紙媒体で保管しているモノを電子媒体化して保管・保存しておきたいなどのニーズに対応したサービスです。恐らく今後も使用する事は無いけれど、捨ててしまうのは、万一何か合ったときに困るそういう場合には、電子媒体で保管しておくと紙で保管しておくスペースなども省けます。電子媒体化したモノはクラウド、社内ファイルサーバー、外付けハードディスク、DVD上に保管保存。
最近では、テレワークや働き方改革や電子文書の法律の影響により紙媒体で保存しているが電子データ化する傾向があります。
6【その他データ変換・デジタル化サービス】
構造データの場合、別形式のデータに変換するなど
非構造のデータでも、類似・重複ファイルの削除、ファイル自体の別の場所への移動は効果があります。また、画像系ファイルは１ファイル当たりのデータ容量が大きいのでマージや削除するとストレージに対する効果が出やすいのも特徴です。
パターン1
フォルダ整理、ファイル整理
データ結合、データ統合
ファイル結合、ファイル統合
デスクトップ整理、個人PCデータ整理
Excel、Word、PowerPoint
メールのマージ(メール結合)
紙媒体のペーパーレス化
同名のファイル削除、似た名前のファイルの洗い出し、名寄せして一本化
パターン2
ディレクトリー構成、階層フォルダを変更
分類、仕分け
見やすく、体感的に感度とれる
グルーピング
データクレンジング・データクリーニング
パターン3
データに関するルール・ポリシーの設定
親フォルダ・子フォルダ・孫フォルダについての規則化
フォルダやファイルのネーミング・ネーミング変更
パターン4
クラウド・オンプレミスデータのマージ
[コストを考えた再配置]
パターンⅠ オンプレミス⇔オンプレミス
パターンⅡ クラウド⇔クラウド
パターンⅢ オンプレミス⇔クラウド
パターンⅣ クラウド⇔オンプレミス
パターン5
システムのマージ
ミドルウェアのマージ(データベースなど)
