メールの整理方法・Office365のOutlook運用など

1つのメールアドレスでメールを取得していると、営業メール、メールマガジンから広告メールまで様々なメールがビジネスのメールアドレスに紛れ込んできて、大切な顧客とのメールのレスポンスが遅くなったり、早く処理しないと！？などストレスに感じたりします。その場合の対策として、メールアドレスを2つに分ける方法があります。

例えば、

(A) taro.yamada@xxxx.co.jp

(B) tyamada@xxxx.co.jp

上記の場合、(A)(B)も特に遜色ないと思われます。

メールアドレス、ダブル運用の場合の注意点として、下記の点があります。

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(1)名刺との連携…基本的に顧客に名刺渡すので、第1位の方を記載、2種類の名刺を作成して運用出来る環境でしたら、そちらもありですが…

(2)メールのフッダーの設定を間違いのないようにする

(3)送信する際の送信元メールアドレスの所をキチンと管理して置くことが重要です。

(4)マルチドメインで取得出来るメーラーを使用するか、片方を別の個人のメールアドレスに転送するか　これをどちらかにさや寄せしてしまうと結局同じ事になります。回避策として、受信メールの設定で、1つのフォルダに格納させてしまう事も可能です。設定が不十分で、混乱しない事が注意が必要です。

(5)マルチドメインでの誤送信を避ける方法として、メーラーを分ける方法があります。

(6)例えば、さくらインターネットの場合、yyy.jpのドメインとzzz.jpのドメインの両方を取得しておりましたら、例えば　info@yyy.jp　　@の前の部分がinfoで一致していますと、でzzz.jpのドメインでも両方メール取得出来てしまいます。過去、一部のサイバーセキュリティ会社では、この登録をセキュリティリスクがあると判定して、メールアドレスにリスクがあるとしてドメイン登録出来ない設定にしていました。Xサーバーとか他の所は、このような設定は出来ないとの事です。

基本的にドメイン単位でのメール受信となります。

(7)2つのメールアドレスで、同じメールマガジンを登録している場合は、片方をメールマガジン停止にする。

(8)そもそも、今から説明する所がが最大が難関なのですが、会社の組織に属する人が　xxx.co.jpドメインを2つの取得する事が可能かどうか言う所です。比較的小さい規模の会社ですと、可能かも知れないですが、ある程度の規模の法人ですと、1人の方が2種類のco.jpのメールアドレスを取得するのは難しいかと思われます。その場合、メールマガジン系などは、gmailなどに飛ばして本当にビジネスに必要な物だけ.co.jpで取得する方法で回避する手もあります。

以上です。