データ(ファイル)の 整理方法 とフォルダ構成の考え方
その他、データの 整理手法 について、いくつか考えられますが…
その中で、実践で使える手法についていくつか紹介していきます。
< 考え方その1) >
パターン(A)
仕分ける基準を設定して仕分けてる方式(演繹法的)…名前に”xyz”が入っていると、全て”xyzフォルダ”に入れて行くように、事前に決めた基準に則って仕分けていく手法。例えば、ABC社請求書、請求書様式Aなど名前の前後の一に関係無くに”請求書”の文字がファイル名に入っていると、全て”請求書”フォルダに入れる方法。大量にある場合には、さらに、子フォルダを作成する必要があります。
もう一つは、
パターン(B)
現在あるモノからよく似た系統モノにまとめる方法(帰納法的)…こちらは、パターン(C)のようにファイル名に明確な言葉が無いが、中身的にはよく似たモノがある場合などに用いる方法。例えば、パートナー企業(外注)に関する資料で、請負と派遣が混在している場合、外注(実績成果)フォルダと言う名前のモノを作成して一旦それらに関するモノ全てそこに入れて、自社プロパー社員のモノと切り分ける方法です。
※
パターン(A)とパターン(B)は、ルールを明確にして、ルール数が少ないと混在して使用しても問題ありません。
< 考え方(その2) >
下記のパターン(C)もパターン(D)も、パターン(A)で仕分けていく場合にも、パターン(B)で仕分けていく場合のどちらでも使用出来ます。
パターン(C)
3つに仕分ける方法…【要る】【要らない】【とりあえず残す】の3つに分類してから、【とりあえず残す】の分類されたモノをゼロにするように、【要る】【要らない】フォルダに分けていく手法
もう一つは、
パターン(D)
2つに仕分ける方法…こちらは、【要る】【要らない】の二者選択。微妙なファイルについては【要る】方に格納する。ひたすら【要る】【要らない】フォルダに分けていく手法
現場として求められる思考方法の1つが、『データ整理の引き算思考』です
『データ整理の引き算思考』…最初に重要なタスクのデータを押さえてそれを中心に他のデータのタスクを組み立てる
2パターンあるのでは無いとか仮説を立ててみて、説明します
データ整理する方法 (C)…データ整理する場合に、【要る】【要らない】【とりあえず残す】の3パターンの枠組みでデータを整理する。
パターン（C）
データ整理する方法 (D)…(C)とは違い、要るか要らないかで選別する。要らない訳では無いファイルについては、要るモノの中に包括して格納しておきます。
パターン（Ｄ）
上記で説明しましたCパターンでも、Dパターンでも良いですが、繰り返す事によりデータの精度(濃度)を上げていきます
データ整理手法(その1)
比較的近い業務のファイルをマージしていく
データ整理手法(その2)
重要ではなくて、かつ小さなファイル群
データ整理手法(その3)
重要なファイル ※ただし、出来上がりファイル数は20ファイル以下程度に抑える
データ整理手法(その4)
業務フォルダ番号は、業務フォルダの作成割り込みが少ないようだと奇数番号か偶数番号
かなり多いようですと、肌感覚分かりやすく5の倍数とか 5の倍数で3桁で取っても99フォルダは作成可能
データ整理手法(その5)
ネーミング・ルール ※個別に応じて臨機応変に 会社によっては、どうしても変更出来ない場合がある
例 ABC工業xxxx案件見積書(山田作成)20200601 20200601ABC工業見積書(山田作成) など
データ整理手法(その6)
やってはいけない手法
データ整理する範囲やルールを決めずに、適当にマージして行く行為（人（管理職）マターで推し進める）
重要(A)/普通(B)/倉庫行き(C)に分類した場合に、普通(B)レベル以上でどういうファイルか把握せず拙速に大量のファイルをマージする行為
重要(A)レベルのファイルを全て纏めてしまう行為 ※ただし、ファイル数によります 少ない場合は○ 出来上がりファイル数20個以下
データ整理する前に、バックアップしていないファイル群を整理していく行為 ファイル破損リスクが発生
OCRなど機械読み取りするためのファイル群 ※ただし、読み取り機械の方が可能であり2次利用しないならマージは○
事例と効果
マージした方データ
・業務が似ているモノ
マージしない方がいいデータ
・みんなが使うファイルを日中に行う 理由:マージして、もしファイル破損すると通常業務や他に影響が発生する
・ファイルの日々大きくなるデータ 理由:マージして、ファイルの肥大化に伴って破損してしまう、ファイルが開けない危険性がある
・Excelとwordのように系統が違うファイル 理由:マージ出来ない可能性がある 内容のマージなら可能
事例
例)同名のファイル削除、似た名前のファイルの洗い出し、名寄せして一本化
パターン1
フォルダ整理、ファイル整理
データ結合、データ統合
ファイル結合、ファイル統合
デスクトップ整理、個人PCデータ整理
Excel、Word、PowerPoint
メールのマージ(メール結合)
紙媒体のペーパーレス化
パターン2
ディレクトリー構成、階層フォルダを変更
分類、仕分け
見やすく、体感的に感度とれる
グルーピング
データクレンジング・データクリーニング
パターン3
データに関するルール・ポリシーの設定
親フォルダ・子フォルダ・孫フォルダについての規則化
フォルダやファイルのネーミング・ネーミング変更
パターン4
クラウド・オンプレミスデータのマージ
コストを考えた再配置
オンプレミス⇔オンプレミス
クラウド⇔クラウド
オンプレミス⇔クラウド
クラウド⇔オンプレミス
パターン5
システムのマージ
ミドルウェアのマージ(データベースなど)
フォルダ構成の考え方
・フォルダの構成の考え方 例として
< 事例 >
・フォルダ名やファイル名に、記号文字は使わない
フォルダ名やファイル名については、シンプルについて置くのが良いです。特殊なフォルダについては、社内ファイル検索時に引っ掛けるためにタグ付けの意味を含めてファイル名に入れる事は良いと思います。システムを入替たりした場合に、ファイル名が文字化けしたりする。
before after
☆☆☆神戸支店 001神戸支店
★☆☆大阪支店 002大阪支店
★★☆京都支店 003京都支店
理由:
ある会社様では、上記のようにしていました。☆について、理由を聞いた所、特段、意味は無いとの事です。昔からこうなっていたので、特に変更せずにこのままにしていますとの説明でした。
・ファイルのネーミング(ネーミングルール)については全社統一する。
1つの会社の社内でも、部門など越えて統一ルールやポリシーを作成した方が後々ファイルを探し出すときに便利です。出来れば親会社子会社グループ会社などルールやポリシーについては同じにしておくと後々、子会社同士の合併などあった場合データの引き継ぎなどやりやすくなる。年については、和暦か西暦表示にするか？
例
親会社 xyz工業向け見積書20200727.xlsx 日付はファイル名の後
子会社 20200727ABC商事向け見積書.xlsx
日付はファイル名の前
理由:
親会社と子会社で会社が合併した際など、使う側が混乱する元となります。会計ソフトや何か特殊なシステムを導入している場合については社内で検討してみてください。
・長い名前のフォルダ名/ファイル名は使用しない。
作成した本人しか解らないような名前は×ファイル名の日付については、前に付けるか後ろに付けるか！？その際に、日付は元号か西暦か！？
2020.3.25 20200325 r2_0325 20325
日付＋見積書＋顧客名（＋作成者の名前）
引き継いだ順に、名前を足していく ……ファイル名＋作業者名(山田鈴木) 検索のしやすさを↑上げますと、見栄えが↓下がります 見栄えを↑上げますと、検索のし易さが↓下がります
・ポリシーやルール違反した人、守れない人（違反者）はどう処遇するか！？事前に決めておく
軽いレベル
メールやグループチャットで注意
（念のために、注意した回数などをカウントしておく）
重いレベル
余りにも守れない人については、上長とのミーティング
（これでも改善が見られない場合には、別の手段を考える）
データが整理されてくると、誰がルールを守らない人なのか見えてきます
・1部門あたり（部とか課とか）のフォルダ数については、約20個程度を目安にする。
特別な場合を除いて、フォルダ作成数については天井を設けて置く
・ネーミングした人にしか解らない記号/文字/数字などは入れない。（由来も含める）理由なく付けるのは基本的に禁止
・共有ファイルに、やたらめったらパスワードを付けない。社員の労働生産性を無くすため
・パスワードを付けるファイルと付けないファイルについて、定義する パスワードを付けるファイルは最小限にとどめておく
ファイル名とパスワードは一致させない ※ただし、ヒントはOK
・個人裁量の中でパスワードを付けるファイルを作成する場合、パスワード管理ツール使わないと管理出来ないレベルは止めておく（具体的には、30個以内）
⇒大量発生する場合は、管理者や上長に確認する。目安30ファイル程度
・フォルダやファイル名をどうして良いか解らない場合、万一のために検索されやすい用語を入れて置く（出来れば2つ程度入れて置く）
⇒Twitterのハッシュタグのようなイメージ（後々の事を考える）
・フォルダやファイル名の文字数についてはある程度決めておく
⇒仮にファイル名を30文字にしてしまうと途中まで同じ名前で語尾だけ違うような場合、非常に使い勝手が悪い
・出来れば、フォルダやファイル名についてはなるべく記号は入れない
⇒ファイル変換・ファイル移行した場合など、現在と異なったシステムにファイルを格納した場合、ファイルが使えなく怖れや文字化けの可能性があるため
・顧客にひもづくファイルは名前が顧客にひもづくフォルダ内に格納しておく
⇒例)ABC商事請求書、DEF工業見積書、GHI建設納品書など
・顧客フォルダと共通フォルダは桁数か何か明らかな違いでネーミングすると解りやすい
⇒例)顧客フォルダ00／01／02／03／04 … 共通フォルダ000／001／002／003／004…
・フォルダ名とファイル名はある程度の規則性を持たせる(1/2)
⇒例) A001、0001など
・フォルダ名とファイル名はある程度の規則性を持たせる(2/2)
⇒例) A001、a001など ローマ字を使用する場合、小文字をメインで使用するか大文字をメインで使用するか決めておく
・ファイル名前に付属的な言葉を足すときには、カッコ()にするかアンダーバー_にするか決めておく
・当面要らない・使わないフォルダ名やファイル名については、名前の先頭に【過去】【済)】 【×】(ローマ字のXの小文字のxでも良い)など付けておく
⇒共有フォルダ/ファイルでは、管理者が付ける権利があり、個人フォルダ/ファイルでは、社員個人が付ける。