事例：ファイル情報の一元管理と迅速な検索を実現—データ整理ツール「全部調べる君」の導入
導入前の背景や課題
X社様は、ソーシャルゲーム業界で数々のヒットタイトルをリリースし、急速に事業を拡大していました。業績向上に伴い、社内では大量のファイルが作成され、社員数も3年間で10倍以上に増加。その結果、業務ファイルの管理が複雑化し、必要なファイルを迅速に見つけ出すことが困難になっていました。また、手動でのファイル検索や整理は非常に時間がかかり、生産性の低下や管理コストの増加を引き起こしていました。
特に、ファイル名だけでなく、ファイル内部の内容に基づく検索ができないため、プロジェクトや業務の進行に遅れが生じることがありました。さらに、クラウドやオンプレミスといった異なるインフラ環境に散在するファイルも効率的に管理できていないことが問題として浮上していました。
導入後の成果
「全部調べる君」の導入により、以下の大きな成果が得られました：
数百万ファイルを数日で検索・整理
これまで手作業では不可能だったファイル内容に基づく検索が可能となり、数百万のファイルを短期間で整理。特定のキーワードを含むファイルや特定の日付に作成されたファイルなども容易に検索でき、業務効率が大幅に向上しました。
ファイルの重複・容量の無駄を解消
ファイルの整理に伴い、重複ファイルや不要な巨大ファイルが見つかり、ファイルサーバの容量を最適化。これにより、運用コストの削減にもつながりました。
ITインフラに依存しない柔軟な検索機能
オンプレミスやクラウドといった異なるインフラ環境でも統一的にファイル検索が可能となり、ファイルがどこに保存されていても同じ手順で迅速に検索・整理できるようになりました。
導入のポイント
「X社様では、急増するファイルを手作業で管理するのは不可能でした。そこで、ファイル名だけでなく、ファイル内部の情報や作成日、拡張子など、多様な条件で検索できる『全部調べる君』を導入しました。特に、ITインフラに依存しない環境でのファイル検索と、検索結果をCSV形式で出力できる点が大きな決め手となりました。」
導入ソリューション
「全部調べる君」は、ファイルサーバやクラウド上の全ファイルを横断的に検索し、シングルウィンドウで結果を表示。一括でファイルの整理・修正が可能なだけでなく、ファイル内部の内容やメタデータに基づいて効率的なデータ管理を実現しました。
事例：データ整理ツール「全部調べる君」による効率的なデータ管理と容量削減の実現
導入前の背景や課題
X株式会社様では、急速な業務拡大に伴い、ファイルサーバ上に大量のデータが蓄積されていました。しかし、社内でのファイル管理ルールが統一されておらず、個人情報や重要データが点在するなど、データの安全性に課題がありました。また、肥大化するファイルサーバは、管理が難しくなるだけでなく、コスト増加の原因にもなっていました。
さらに、ファイル名だけではなく、ファイル内部の情報をもとに重要なデータを効率的に管理・検索できる手段が不足していたため、不要ファイルの特定や削除が困難となり、運用負荷が増大していました。
導入のポイント
「全部調べる君」は、ファイル名や拡張子に依存せず、ファイル内部の情報に基づいて検索できる機能を提供しています。特に、オプションで提供される個人情報検出機能は、X社様の課題であった個人情報の管理を一元化し、さらに不要ファイルの整理にも対応できる点が評価されました。また、CSV形式で結果を出力できるため、報告や分析が容易になったことも導入の決め手となりました。
システム管理部の部長であるA氏は、「2つの課題を1つのツールでシンプルに解決できる点、そしてユーザーフレンドリーな設計が非常に使いやすい」と導入の利点を強調されています。
導入後の成果
個人情報の隔離・削除をスムーズに実施
「全部調べる君」の個人情報検出機能を用いることで、サーバ上に散在していた個人情報を迅速に検出し、隔離や削除が円滑に行われました。これにより、個人情報の漏洩リスクが大幅に低減されました。
約40%の容量削減を実現
データ整理機能を活用し、不要ファイルや重複データを効率的に整理・削除。これまで手作業で行っていた長期間未使用のファイルの探索や削除が不要となり、ファイルサーバの容量が約40%削減され、管理コストも軽減されました。
導入ソリューション
「全部調べる君」は、ファイルサーバ全体を対象に、個人情報を含むファイルを検出し、その後、隔離・確認依頼・削除などの是正処置が可能なツールです。加えて、オンプレミス・クラウドを問わず、ITインフラ全体で一元的にファイルを管理できる点が、データ管理において高い効率性を発揮しました。
事例：ファイル整理と容量削減を実現—データ整理ツール「全部調べる君」の導入
導入前の背景や課題
W社様では、各部門が独自にファイルサーバを管理しており、不要ファイルの削除が十分に行われていない状況が続いていました。業務の拡大に伴い、ファイルサーバの容量が逼迫し、リプレイスまでの間にデータの整理が急務となっていました。特に、サーバ容量不足が深刻化しており、リプレイスを待たずにサーバの運用が限界に達するのではないかと懸念されていました。
さらに、移行作業をスムーズに行うため、不要ファイルを整理することで、リプレイス時の負担を軽減したいという要望もありました。
導入後の成果
「全部調べる君」を導入し、ファイルサーバの利用状況を詳細に解析した結果、以下の成果が得られました：
不要ファイル削除の意識向上
長期未更新ファイル、重複ファイル、大容量ファイルといった問題ファイルを可視化したレポートにより、各部門のユーザーの意識が変化。不要ファイルの整理が促進され、ファイル管理に対する意識が高まりました。
80TBの容量削減を実現
「全部調べる君」によるファイル整理が進んだ結果、約40TBの容量削減が見込まれ、リプレイスまでの期間において容量不足の問題が解消。さらなる整理が進めば、さらに多くの容量削減が可能となり、既存サーバの延命が可能になりました。
導入のポイント
W社様は、他の競合製品と比較検討を行った結果、圧倒的なパフォーマンスを誇る「全部調べる君」を選定しました。特に、不要ファイルの検出能力やクローリングのスピードが他製品を大きく上回っていた点が決め手となり、NIAS（ネットワーク情報分析システム）と連携させた形での導入を決断しました。
W社システム部門のA氏は、「全部調べる君の性能が高く、ファイルサーバの解析や不要ファイル削除をNIASで行うことで、問題解決がスムーズに進むと確信しました」と導入の決定理由を語っています。
導入ソリューション
「全部調べる君」を使用して全社のファイルサーバを解析し、各部門向けにファイル利用状況を可視化したレポートを自動生成するソリューションが導入されました。Excelマクロを用いてレポートを作成し、不要ファイルの削除を促進する仕組みを整備。これにより、データ管理に対する全社的な意識が高まりました。
W社の担当者は「データは第二の経営資源であり、未参照データの中には宝となるものもあれば、セキュリティリスクとなるものもあります。『全部調べる君』の導入は、社員にこの重要性を再認識させる大きなきっかけとなりました」。
事例：ファイル管理ツール「全部調べる君」で自社および取引先の業務効率化を実現
導入前の背景や課題
Z社様では、請求書や支払通知書の郵送によって業務にタイムラグが生じ、取引先への書類到着が遅れるリスクがありました。また、一部の取引先は電子送付を希望していましたが、紙媒体を望む取引先も多く、個別対応の負担が増大していました。こうした課題は、業務効率の低下やコスト増加を引き起こしていました。
ファイル管理の観点でも、異なるフォーマットの帳票やデータが混在していたため、処理や管理に手間がかかり、業務負荷がさらに増大していました。
業務効率化に向けた取り組み
「全部調べる君」を導入することで、Z社様は支払通知書や請求書といった帳票の電子化と電子配信を迅速に実現しました。ファイル名だけでなく、ファイル内部の情報も検索可能な機能を活用することで、既存のフォーマットをPDF化し、取引先ごとに自動仕分け・配信が可能になりました。
CSV出力によるレポート生成
「全部調べる君」で処理されたデータは、結果をCSV形式で出力できるため、簡単に状況を報告・分析できるようになりました。
オンプレミス・クラウド環境を問わない対応
Z社様のシステム環境に合わせ、オンプレミスとクラウドの両方でスムーズに運用が可能になり、どの取引先の要望にも柔軟に対応できました。
導入後の効果
取引先の業務効率化に貢献
約20,000件の取引先が紙ベースの郵送から電子送付へと切り替えたことで、取引先の業務効率も向上。郵便のタイムラグによる遅延リスクが減少し、取引がスムーズになりました。
コスト削減を実現
郵便料金や発送業務にかかるコストが大幅に削減され、年間の運用コストが大きく改善しました。
ペーパーレス化でSDGs経営に貢献
帳票類の電子化を推進することで、ペーパーレス化が進み、環境負荷の低減に貢献。Z社様はSDGs経営の取り組みの一環として、持続可能な社会の実現にも寄与しています。
導入のポイント
Z社のシステム管理部長は「既存のフォーマットを維持しながら、ファイルの自動仕分けや配信ができる点、さらにオンプレミス環境でもクラウド環境でも対応できる柔軟性が、我々の業務効率化に非常に役立った」と評価しています。
「全部調べる君」は、ファイル内部の情報まで検索可能な強力なツールであり、業務プロセスを効率化するための非常に効果的なソリューションとなりました。
事例：データ整理ツール「全部調べる君」による印刷・郵送工数削減と業務効率化
導入前の背景や課題
Y社様では、大量の受領書兼請求書の印刷・封入・郵送作業が日常業務の大きな負担となっていました。さらに、取引先ごとに異なる送付方法に対応する必要があり、個別対応が発生することで業務が煩雑化していました。この状況が長期的なコスト増加や時間の浪費を招き、業務全体の効率を大幅に低下させていました。
業務効率化に向けた取り組み
Y社様は「全部調べる君」を導入し、これまで手作業で行っていた受領書兼請求書の処理を電子配信に移行しました。ファイル内部情報の検索機能を活用し、必要な文書を迅速に特定し、自動的に仕分け・配信する仕組みを構築。基幹システムの大幅な改修なしで、すぐに導入できる点が決め手となりました。
ワンクリックで電子配信を実現
すべての受領書兼請求書をPDF化し、取引先にワンクリックで電子配信することが可能になりました。これにより、紙の印刷や郵送に伴う手間を一気に解消。
CSV出力機能
結果をCSVファイルとして出力できるため、取引先ごとの対応状況やコスト削減の効果を簡単にレポート化できるようになり、管理業務も効率化しました。
導入後の効果
工数を3分の1に削減
「全部調べる君」による電子配信の導入により、従来2日ほどかかっていた印刷・郵送業務が、わずか半日以下に短縮され、全体の工数が約3分の1に削減されました。
月間20万円のコスト削減を実現
紙や封筒、郵送費が不要になったことで、毎月20万円ほどのコスト削減が実現。これにより、年間で大幅な経費削減が可能となりました。
導入のポイント
「全部調べる君」は、ファイルの内部情報を効率的に検索・処理できるため、特に大量のドキュメント処理が必要な環境に最適です。また、オンプレミス・クラウドのインフラ環境を問わず導入でき、短期間で電子配信を実現できる柔軟性が大きなメリットでした。
Y社の担当者は「基幹システムの改修を行わずに、このような大幅な効率化を実現できたのは驚きです。今後も、さらなる業務効率化とコスト削減を目指していきたい」。