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コールセンターのデータ管理を一新
高度な対応スキルが求められるコールセンタースタッフは、定期的に人員の入れ替えが発生します。スタッフ教育には多様な知識と高度なスキルが求められるため、効率的に新人スタッフをトレーニングするためのデータ管理ツールを検討することになりました。そこで、データ整理ツール「全部調べる君」の導入を決定しました。
「元々、当コールセンターでは業務情報を複数のファイルに分散して管理していました。ファイル名のみで検索することができたため、基本的な情報は取得可能でしたが、ファイル内部に記載された細かいデータの検索はできず、必要な情報を手作業で見つけるのに非常に時間がかかっていました。そのため、ファイルの中身まで検索できるツールを探していたところ、『全部調べる君』の導入を検討しました。」
全部調べる君を導入した理由とは？
「最も重視した点は、膨大な業務データの検索精度とスピードでした。『全部調べる君』は、ファイル名だけでなくファイル内部の情報も検索対象にできるため、これまで時間を要していたデータ検索が大幅に効率化されました。また、結果をCSV形式で出力できるため、他システムとの連携もスムーズに行えるのがポイントでした。」
また、オンプレミス環境とクラウド環境のどちらでも使用できるという柔軟性も決定の要因となりました。
「他社製品も比較しましたが、『全部調べる君』は拡張子を問わず、ファイル作成日付や更新日付によるフィルタリング機能も備えており、当社のニーズに最適なソリューションでした。さらに、将来的なシステム拡張や運用の効率化を視野に入れても、十分に対応できる柔軟性があることも大きな魅力でした。」
このように、データ整理ツール「全部調べる君」を導入することで、コールセンターの業務効率が飛躍的に向上しました。
請求書管理の効率化を実現 – 全部調べる君[ファイル診断]導入事例
A株式会社は、製造から販売などを手掛ける企業であり、案件管理の統合を目指して2016年にSalesforceを導入しました。しかし、数年前のSystem導入後も見積書や請求書の作成はExcelで手動作業が続き、請求書の配信業務が煩雑化していたため、さらなる業務効率化が求められていました。
そこで、2023年4月にデータ整理ツール「全部調べる君[ファイル診断]」を導入。請求書の即時発行を実現し、業務の大幅な効率化を達成しました。
導入の背景・課題
全部調べる君[ファイル診断]導入により、案件管理の一元化を実現しましたが、見積書や請求書の作成は依然としてExcelなどを用いた手動作業に依存していました。また、請求書をメールにファイル添付して送信することが増えたため、発行作業が複雑化し、宛先間違いや添付ミスのリスクが高まっていました。
導入のポイント
「全部調べる君[ファイル診断]」の主な導入ポイントは以下の通りです：
ファイル名だけでなく、ファイル内部の情報も検索可能：過去の請求書や見積書の内容を素早く検索できるようになりました。
CSVファイル形式での結果出力：検索結果を一括でCSVに出力し、他システムやレポート作成に利用可能です。
拡張子やファイル作成日でのフィルタリング：特定のファイルタイプや作成日付に基づいて効率的に検索でき、請求書の確認・再発行作業が容易に行えるようになりました。
オンプレミスとクラウド環境の両方に対応：既存のSystemやクラウド環境に問題なく統合でき、スムーズな導入が可能でした。
効果
「全部調べる君[ファイル診断]」の導入により、下の効果を実現しました：
請求書のWeb配信化を実現し、作業時間を従来の2分の1に短縮。
メール送信ミスのリスクを排除し、添付ファイルや宛先の間違いがなくなりました。
Excelでの手動作業が不要になり、見積書や請求書を直接自動発行できるように。
ファイル検索にかかる時間が短縮され、迅速な顧客対応が可能に。
このように、A社はデータ整理ツール「全部調べる君[ファイル診断]」を活用することで、請求書管理の効率化と業務の自動化を成功させました。
全部調べる君[ファイル診断]で請求書発行業務を効率化
精密機器の分野で高いシェアを誇るB株式会社では、従来紙ベースで行っていた請求書発行業務を、データ整理ツール「全部調べる君[ファイル診断]」を活用してDX化を推進しました。これにより、40時間かかっていた作業を半分の時間に短縮し、業務効率化に大きく貢献しています。
導入の背景・課題
B株式会社では、これまで2人の経理部スタッフが、紙ベースの請求書発行業務を手動で行っていました。約140時間を要するこの作業は、印刷、封入、発送といった手間がかかり、業務の負担が大きいものでした。また、取引先が増えるたびに請求書の発行件数も増加し、今後さらに業務量が増えることが見込まれていました。
そこで、業務の効率化と自動化を進めるために「全部調べる君[ファイル診断]」を導入。ファイルの内部情報まで検索できるこのツールを活用することで、請求書関連業務の自動化を図りました。
導入のポイント
ファイル内部検索機能：請求書や関連文書を効率的に検索し、自動振り分けによって作業を軽減。
拡張子やファイル作成日での柔軟な検索：さまざまな形式のファイルに対応し、迅速な検索を実現。
オンプレミス・クラウド環境対応：社内のインフラを変えずに、既存のシステムと連携し、業務のデジタル化を推進。
CSVファイル出力：検索結果をCSV形式で出力し、データの二次利用や分析を可能に。
効果
「全部調べる君[ファイル診断]」の導入によって、B株式会社では以下の効果を実現しました：
作業時間の削減：従来、140時間かかっていた請求書発行業務が半分に短縮。紙の印刷・封入・発送手続きが不要になったため、業務効率が大幅に向上しました。
ペーパーレス化による在宅勤務の促進：請求書のWeb配信により、出社せずに在宅で業務を完結できる体制が整いました。
自動振り分け機能の活用：取引先が増加しても、請求書の自動振り分けによって工数が増加することなく、運用がスムーズに。ミスも大幅に減少しました。
基盤としての活用：請求書以外にも、注文書や受領書など、さまざまな帳票の電子化基盤として「全部調べる君[ファイル診断]」が活用されています。
「全部調べる君[ファイル診断]」の導入により、B株式会社では請求書発行業務の効率化を実現し、今後もさらなる業務自動化やデジタル化を進めていく計画です。
全部調べる君[ファイル診断]で帳票作成業務を効率化
株式会社C
株式会社Cは、エンジニア職やビジネス職の新卒・中途採用支援事業を展開し、2010年の創業以来、毎年130%以上の成長を続けています。しかし、情報基盤整備の一環で導入した既存システムでは、見積書や申込書、請求書の作成がそれぞれ別のシステムで行われており、帳票作成に時間がかかると同時に、人的ミスも発生しやすい状況にありました。これを解決するため、データ整理ツール「全部調べる君[ファイル診断]」を導入し、帳票作成時間を20分の1に短縮することに成功。さらにDXを活用して、人材の定着にも貢献しています。
導入の背景・課題
株式会社Cでは、これまでExcelを使って手作業で見積書や請求書などの帳票類を作成しており、非常に多くの時間と手間がかかっていました。また、確認作業における負荷も問題となっており、業務全体の効率化が急務でした。
さらに、帳票のフォーマットが統一されておらず、部門ごとに異なる形式で帳票を作成していたため、全社的な一元管理が難しい状態にありました。こうした課題を解消するために、全部調べる君[ファイル診断]の導入が検討されました。
導入のポイント
ファイル内部の検索機能：帳票作成に必要なデータを、ファイル名だけでなくファイル内部の情報からも迅速に検索できるため、正確かつ効率的な帳票作成を実現。
複数のシステムとの連携：既存のシステムや他のツールとの連携がスムーズであり、これにより高品質な帳票が迅速に作成できる。
共通フォーマットの適用：導入時に帳票フォーマットを統一し、全社的に一元管理することで、業務の標準化が図られた。
CSV出力：作成した帳票データはCSV形式で出力可能で、他システムへのデータ連携や分析が容易になった。
導入の効果
「全部調べる君[ファイル診断]」を導入した結果、株式会社Cでは次のような効果が得られました：
帳票作成時間の大幅短縮：従来のExcelによる手作業から、自動化された帳票作成システムに移行し、帳票出力にかかる時間が600分の1に短縮されました。
チェック作業の負荷軽減：帳票作成を標準化したことで、上長による確認作業の手間も大幅に削減され、業務フローが効率化されました。
DXによる業務改善：ペーパーレス化や帳票の電子化により、資料作成業務が大幅に楽になり、スタッフの定着化にも貢献しました。
短期間での導入完了：単発のサービスとして短期間で導入が完了し、迅速に効果を実感することができました。
株式会社Cでは、帳票作成業務の大幅な効率化と業務の標準化に成功し、今後も「全部調べる君[ファイル診断]」を活用してさらなる業務改善を図っていく予定です。
全部調べる君[ファイル診断]で帳票管理を効率化、業務効率向上と人材定着に貢献
D株式会社は、小売事業を中心に、各種サービスや広告代理事業、各種イベント企画・運営などを行う成長企業です。2018年には営業支援・CRMツールを導入し、営業活動を効率化しましたが、見積書、申込書、請求書などの事務は担当者ごとに手作業で行っており、フォーマットの不統一が業務に負担をかけていました。
この課題を解決するため、2023年5月に「全部調べる君[ファイル診断]」の導入を決定し、6月から本格的に利用を開始しました。この導入により、帳票作成業務の大幅な効率化を実現し、データ整理ツールとしての強みを活かして、作業時間の短縮や人材の定着化に成功しています。
課題と背景
全部調べる君[ファイル診断]を導入してから、D株式会社では蓄積されたデータを基に帳票を効率的に作成する仕組みを模索していました。しかし、帳票作成は担当者が個々にExcelで手作業で行っており、フォーマットがバラバラでミスが発生しやすい状態に。特に、受注後の請求管理では、業務の負荷が高まっていたため、効率化が急務でした。
全部調べる君[ファイル診断]の導入効果
全部調べる君[ファイル診断]は、ファイル名だけでなく、ファイル内部の情報も検索対象にでき、帳票作成の際に必要なデータを迅速に抽出する機能を持っています。さらに、オンプレミス環境やクラウド環境にも対応しており、サポーターズのような複数のシステムを利用する企業でもスムーズに導入が可能です。
作業時間の短縮：従来10分かかっていた帳票作成が、1分以内で完了するようになり、作業時間は10分の1に短縮されました。これにより、業務効率が大幅に向上し、担当者の負担が軽減されました。
フォーマットの統一と標準化：帳票フォーマットを全社で統一したことで、データの一元管理が実現し、業務の標準化が進みました。ミスも減少し、後工程での確認作業もスムーズに行えるようになりました。
CSVファイル出力機能：全ての検索結果はCSVファイルとして出力可能で、他システムとのデータ連携も円滑に行われるようになりました。
人材の定着化：単純作業の自動化により、現場の担当者が直接メリットを感じることができ、人材の定着にもつながりました。
今後の展望
D株式会社では、今回の導入を契機に、グループ会社での展開も視野に入れています。担当者は、「全部調べる君[ファイル診断]の導入によって業務が効率化され、ビジネスを加速させる基盤が整いました。今後はさらにBIツールによるデータ活用を促進し、ビジネスの成長をサポートしていきたい」とコメントしています。
全部調べる君[ファイル診断]の特徴
ファイル名・ファイル内部の情報の検索対応
ファイル内部の情報も検索可能で、必要なデータを即座に抽出。
CSV出力対応
検索結果をCSVファイルとして出力可能で、他のツールやシステムと連携しやすい。
インフラ環境に依存しない
オンプレミス、クラウド問わず利用可能で、ITインフラを問わず幅広いシステム環境に対応。
全部調べる君[ファイル診断]でシステム開発のコミュニケーションギャップを解消
株式会社E
株式会社Eは、1994年にアパレル業として開業。同社では、2000年問題を契機に基幹業務システムを刷新し、それ以降もIT戦略を強化してきました。業務部門とIT部門の間で生じるコミュニケーションギャップが課題となっていた中で、「全部調べる君[ファイル診断]」を導入し、その問題を解消しました。
課題と背景
社内では、業務部門とIT部門のコミュニケーションがうまく図られておらず、システム全体像の共有に苦慮していました。特に、システム開発における上流工程での齟齬が業務に影響を与えていたため、これを解決するためのツールが必要とされていました。
全部調べる君[ファイル診断]導入のポイント
「全部調べる君[ファイル診断]」は、ファイル名だけでなく、ファイル内部の情報も検索対象にできる機能を持ち、ITインフラを問わず活用できるデータ整理ツールです。この機能を活用することで、明治座では業務プロセスの可視化とシステム全体の把握が容易になり、業務部門とIT部門の間のコミュニケーションギャップが解消されました。
- ファイル名・内部情報の検索: 業務プロセスに関連するすべてのファイルを迅速に検索でき、プロジェクトに必要な情報を即座に抽出することが可能になりました。
- 拡張子や作成日付の指定: ファイルの種類や日付に関わらず柔軟な検索ができるため、システム開発における過去のプロジェクトデータの参照も容易に。
- オンプレミス・クラウド対応: クラウド環境とオンプレミス環境の両方で使用できるため、異なるシステムを使う複数の部門間でもデータの一貫性を保てます。
導入後の効果
「全部調べる君[ファイル診断]」の導入によって、システム開発プロジェクトにおける上流工程の問題が大幅に改善されました。
- コミュニケーションの円滑化: 業務部門とIT部門の間でデータ共有が円滑に行えるようになり、プロジェクト全体の進行がスムーズになりました。これにより、開発スピードが向上し、品質も向上。
- 影響分析の簡易化: リポジトリーを活用した影響分析が簡単になり、システム全体の管理が容易に。
- 長期運用の安定性: 全社の基幹業務システムの基盤として、2年以上にわたり安定した運用が続けられています。
今後の展望
株式会社Eでは、今後さらに「全部調べる君[ファイル診断]」を活用し、業務効率化を一層推進していく予定です。業務部門とIT部門の橋渡しをするこのツールの導入により、システム全体の可視化が進み、さらに大規模なシステム開発プロジェクトの成功に繋げていく考えです。
担当者は「業務のデータ整理を促進することで、会社のDX戦略がさらに進展すると確信しています」とコメントしています。