事例 - データ整理専門（機密情報・個人情報から通常データまで）

「各部署で同じようなファイルを複数作成している」

課題

・社内で横の部署間で連携が取れていなかったために、他部門でも同じような書式のファイルを1から作っていた
・慢性的に事務部門・営業部門共に残業が発生していた。
・事務部門も含めて、書類ひとつ作るのに時間が掛かっていた。

対策

・野良フォルダ、野良ファイルを整理。
・ディレトクリ構成を変更。
・社内のフォルダ内にテンプレートを置いて共有化した。

「最新ファイルがどれなのか不明」

課題

・フォルダ名のルール化されていないので、どのファイルが最新のファイルか解らない
・社員の入社退社と部署異動などそれなりにあり、業務の引き継ぎなどキチンと行われていない事が慣例化していた。
・新しい人が入社して来ても、パフォーマンスが上げにくい環境があった。

対策

・フォルダとファイルについてのルールを設定。
・共有フォルダのディレクトリー構成を見やすく変更。

「検索しないとファイルが出てこない…」

課題

・紙では手元に存在するが、その名前で検索してもファイルが見つからない。
・共有フォルダがサイロ化されており、よく使うフォルダが階層の下の方にある。

対策

・フォルダとファイルについてのルールを設定。・共有フォルダのディレクトリー構成を見やすく変更。

「重要なメールや書類がすぐに取り出せない」

課題

・メールフォルダについて特段ルールを設けていなかったので、退職した社員のメールボックスに大量のメールが存在した。
・現在のクライアントとのやり取りのメールが前任者のメールアドレス内に存在するので、パソコン2台使用して作業を行っていた。

対策

・引き継ぎの事も考えてある程度メールポリシーを策定。
・メールを整理する習慣を付ける。現状態からメールの整理。

「オンプレミスとクラウドの切り分けがうまく出来ていない」

課題

・クラウドに対する運用コストが上がって来ているので、何とかしたい。
・オンプレミスとのバランスを取りながら、出来ればクラウドの運用コストを下げたい

対策

・データを棚卸しして重要度順に並び変えて、よく使うデータはクラウド側に、あまり使わないデータはオンプレミス側に仕分けた。