データ整理を行う短期・中期・長期の3パターン

短期

ただ、単にデータ量だけ減らしたい!

状況

ハードウェアの問題(パソコンのHDDが残使用領域が少ない、与えられているクラウドの容量領域の天井に近づいている)

対処方法

重複しているファイル、類似ファイルを削除する
1ファイル当たりで容量の大きいもので、要らないデータを処分していく
メールでは、送信済みメールで、ファイル容量の大きいものを処分する

中期

直近の積み上がっている仕事の効率性を考えて仕事をしたい!

状況

何となく、非効率なファイルのやり取りをしていると感じる、無精がたたって一部のフォルダ内によく使うファイルが集中している

対処方法

当面使わないファイルを別の場所に格納する(神経質な人は、視界から消す)
A:仕事をしている時に、ファイルやフォルダが目につく所、ボトルネックと思われる所を見直す
B:仕事が少し落ち着いた時に、要るモノと要らないモノを仕分ける、忙しくなると中止する
AとBを繰り返す 特に、このタイプの場合、どこがボトルネックとなっているか目星を付けて置く

長期

先々のシステムの移行やDXなどへの応用を考えていて効率的に運用したい、データをキチンと整理して利活用などへ発展させたい!

状況

現状は、明確なポリシーやルールは無いけれど、不文律で何となくやっている状況である

対処方法

ポリシーやルールに基づいてデータの整理を行う、またクラウドとオンプレミスの比率については、長期的な視点で行う
オンプレミス上のデータを短期的に、クラウド上に置くのはOK
その逆は不可(理由は、クラウド上のデータをオンプレミスに移動させて破損した時に大変な事になる)
削除前のファイル数・フォルダ数・アプリケーション数・システム数を計算しておく
データ整理整頓を行う際に、どういう観点で行ったか理由、ファイル数、フォルダ数の変化を取りまとめてお

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