データ整理する際のポリシー・ルール

ルール…既成、慣例

ファイル [オンプレミス/クラウド両方を使用する場合]

ファイル名に日付を付けるモノと日付を付けないモノと事前にヒアリングしておく

 

日付を付ける場合、ファイル名の後ろに付けるか先頭に付けるかルール化する

 

担当者名についても、ファイル名に紐付けるかどうか事前に聞いておく

 

事前に、パスワードを付けるタイプのモノと付けないタイプのモノを聞いておく

 

自分自身の裁量の中で、パスワードを付けたモノについては、上長と連絡をとっておき万一の時には開く事出来るようにしておく

 

ファイル削除は、上長の許可無く勝手に行わない

 

保存する文書について、拡張子の形式が旧いタイプで保存されているモノについては、どのタイプで保存するのか事前に聞いておく

 

データの移動については、基本的に上長の許可無く勝手に行わない

 

ファイル数/フォルダ数=の数値が20前後当たりの数値に納まるようにする

 

ファイルをマージする際に、ファイル容量について確認しておく(一つの目安として、10MB以上になる場合にはどのようにするか決めておく)

 

Office系のファイルに、画像データを貼り付けていくと、ファイル容量が大きくなる傾向にある

フォルダ [オンプレミス/クラウド両方を使用する場合]

基本的に、顧客単位でフォルダに分けておく

フォルダに対しては、アクセス権を設定しておく

「仕掛かり」と「納品後」の分は、分けておく

データの移動については、基本的に上長の許可無く勝手に行わない

個人のフォルダ内のファイルを整理する際は、朝一番に整理すると効果である

クラウドを使う場合、ブラウザベースで、会社の情報を抜き出さない

メール [オンプレミス/クラウド両方を使用する場合]

受信フォルダについては、顧客単位で設定する

 


相手先に送信したメールについても、顧客フォルダ内(メーラー上)に移動させる

 

定型的な文章については、テンプレートを用意して、検索しやすいようにしておく

 

受信フォルダの構成変更は、基本的に上長の許可無く勝手に行わない

 

ゴミ箱の設定について、即削除の設定にしない

個人のメールアドレスから会社の自分のメールアドレスに、いかがわしいファイルや.exeファイルを送らない

[オンプレミス使用のみ]

メールのバックアップは、定期的に取っておく

 

 

その他 [オンプレミス/クラウド両方を使用する場合]

既存ソフトのアドオンツールも、フリーソフトと同じく上長の許可無く勝手にインストールしない

 


個人情報に当たる情報は、書き込まない

ポリシー…方針

ファイル [オンプレミス/クラウド両方を使用する場合]

自分自身の管理下以外(アクセス権限が無い)のファイルを開けない/覗かない

 

誤った作業をした場合については、すぐに上長に連絡する(直接的+間接的)

 

自分自身の身に何か在っても、業務上他の人に迷惑が掛からないファイル管理を行う

フォルダ [オンプレミス/クラウド両方を使用する場合]

自分自身の管理下以外(アクセス権限が無い)のフォルダを開けない/覗かない

 

誤った作業をした場合については、すぐに上長に連絡する(直接的+間接的)

 

自分自身の身に何か在っても、業務上他の人に迷惑が掛からないフォルダ管理を行う

メール [オンプレミス/クラウド両方を使用する場合]

添付するファイルについては、10MB以上になるモノは送信しない

 


(相手方のMailサーバーで受信を拒否される可能性があるため)

 

誤った作業をした場合については、すぐに上長に連絡する(直接的+間接的)

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