フォルダの構成の考え方

・フォルダの構成の考え方 例として

 

< 事例 >

フォルダ名やファイル名に、記号文字は使わない

フォルダ名やファイル名については、シンプルについて置くのが良いです。特殊なフォルダについては、社内ファイル検索時に引っ掛けるためにタグ付けの意味を含めてファイル名に入れる事は良いと思います。システムを入替たりした場合に、ファイル名が文字化けしたりする。

 

  before       after

☆☆☆神戸支店   001神戸支店
★☆☆大阪支店   002大阪支店
★★☆京都支店   003京都支店

 

理由:

ある会社様では、上記のようにしていました。☆について、理由を聞いた所、特段、意味は無いとの事です。昔からこうなっていたので、特に変更せずにこのままにしていますとの説明でした。

 

 

ファイルのネーミング(ネーミングルール)については全社統一する。

1つの会社の社内でも、部門など越えて統一ルールやポリシーを作成した方が後々ファイルを探し出すときに便利です。出来れば親会社子会社グループ会社などルールやポリシーについては同じにしておくと後々、子会社同士の合併などあった場合データの引き継ぎなどやりやすくなる。年については、和暦か西暦表示にするか?


親会社 xyz工業向け見積書20200727.xlsx 日付はファイル名の後

     子会社 20200727ABC商事向け見積書.xlsx
          日付はファイル名の前
理由:

親会社と子会社で会社が合併した際など、使う側が混乱する元となります。会計ソフトや何か特殊なシステムを導入している場合については社内で検討してみてください。

 

長い名前のフォルダ名/ファイル名は使用しない。

作成した本人しか解らないような名前は×ファイル名の日付については、前に付けるか後ろに付けるか!?その際に、日付は元号か西暦か!?

2020.3.25 20200325 r2_0325 20325

日付+見積書+顧客名(+作成者の名前)

引き継いだ順に、名前を足していく ……ファイル名+作業者名(山田鈴木) 検索のしやすさを↑上げますと、見栄えが↓下がります 見栄えを↑上げますと、検索のし易さが↓下がります

 

ポリシーやルール違反した人、守れない人(違反者)はどう処遇するか!?事前に決めておく

軽いレベル
メールやグループチャットで注意
(念のために、注意した回数などをカウントしておく)

重いレベル
余りにも守れない人については、上長とのミーティング
(これでも改善が見られない場合には、別の手段を考える)
データが整理されてくると、誰がルールを守らない人なのか見えてきます

 

1部門あたり(部とか課とか)のフォルダ数については、約20個程度を目安にする。

特別な場合を除いて、フォルダ作成数については天井を設けて置く

 

ネーミングした人にしか解らない記号/文字/数字などは入れない。(由来も含める)理由なく付けるのは基本的に禁止

 

共有ファイルに、やたらめったらパスワードを付けない。社員の労働生産性を無くすため

 

パスワードを付けるファイルと付けないファイルについて、定義する パスワードを付けるファイルは最小限にとどめておく
ファイル名とパスワードは一致させない  ※ただし、ヒントはOK

 

個人裁量の中でパスワードを付けるファイルを作成する場合、パスワード管理ツール使わないと管理出来ないレベルは止めておく(具体的には、30個以内)
⇒大量発生する場合は、管理者や上長に確認する。目安30ファイル程度

 

フォルダやファイル名をどうして良いか解らない場合、万一のために検索されやすい用語を入れて置く(出来れば2つ程度入れて置く)
⇒Twitterのハッシュタグのようなイメージ(後々の事を考える)

 

フォルダやファイル名の文字数についてはある程度決めておく
⇒仮にファイル名を30文字にしてしまうと途中まで同じ名前で語尾だけ違うような場合、非常に使い勝手が悪い

 

出来れば、フォルダやファイル名についてはなるべく記号は入れない
⇒ファイル変換・ファイル移行した場合など、現在と異なったシステムにファイルを格納した場合、ファイルが使えなく怖れや文字化けの可能性があるため

 

顧客にひもづくファイルは名前が顧客にひもづくフォルダ内に格納しておく
⇒例)ABC商事請求書、DEF工業見積書、GHI建設納品書など

 

顧客フォルダと共通フォルダは桁数か何か明らかな違いでネーミングすると解りやすい
⇒例)顧客フォルダ00/01/02/03/04 …  共通フォルダ000/001/002/003/004…

 

フォルダ名とファイル名はある程度の規則性を持たせる(1/2)
⇒例) A001、0001など

 

フォルダ名とファイル名はある程度の規則性を持たせる(2/2)

⇒例) A001、a001など ローマ字を使用する場合、小文字をメインで使用するか大文字をメインで使用するか決めておく

 

ファイル名前に付属的な言葉を足すときには、カッコ()にするかアンダーバー_にするか決めておく

 

 

当面要らない・使わないフォルダ名やファイル名については、名前の先頭に【過去】【済)】 【×】(ローマ字のXの小文字のxでも良い)など付けてお
⇒共有フォルダ/ファイルでは、管理者が付ける権利があり、個人フォルダ/ファイルでは、社員個人が付ける

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